TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE GOIÁS
RESOLUÇÃO ADMINISTRATIVA Nº 6/2024
| Institui a Política de Gestão Documental e Arquivística e dispõe sobre o Comitê de Gestão Documental e Arquivística no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Goiás. |
O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE GOIÁS - TCE-GO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e como dispõem o § 6º, do art. 28 da Constituição Estadual, o inciso III e o caput do art. 7º da Lei nº 16.168, de 11 de dezembro de 2007 (Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Goiás) e o inciso III e o caput do art. 10 do Regimento Interno do Tribunal de Contas do Estado de Goiás, aprovado pela Resolução nº 22, de 4 de setembro de 2008;
Considerando o dever legal de promover a gestão e proteção especial dos documentos e arquivos, bem como, de viabilizar a recuperação e franqueamento de acesso aos mesmos, com agilidade e segurança como dispõe o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e ainda, a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Lei nº 16.226, de 8 de abril de 2008, a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a Lei nº 18.025, de 22 de maio de 2013, a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018; o Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020 e a Resolução CONARQ nº 43, de 04 de setembro de 2015;
Considerando a necessidade de reduzir ao essencial a massa de documentos arquivados no TCE-GO, e assegurar condições de preservação dos documentos e processos de guarda permanente, salvaguardando os atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, as informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional, por meio da documentação histórica;
Considerando as orientações às unidades setoriais e aos gabinetes dos membros do Tribunal de Contas do Estado de Goiás para a redação de documentos legais aplicáveis ao seu sistema de gestão integrado, instituídas pelo “Manual de Especificação e Padronização Documental” , aprovado pela Portaria nº 676/2018-GPRES, de 23 de julho de 2018, e pela implantação do Sistema TCE-Docs, assim como os avanços tecnológicos e os marcos normativos referentes ao uso de meio eletrônico para a produção de documentos no TCE-GO e;
Considerando por fim, os instrumentos de planejamento bianuais, e as diretrizes aprovadas e priorizadas no Planejamento Estratégicos do TCE-GO para 2021/2030,
RESOLVE
Art. 1º Instituir a Política de Gestão Documental e Arquivística do Tribunal de Contas do Estado de Goiás (TCE-GO), visando a salvaguarda do patrimônio documental, por seu valor de prova, de informação e de instrumento de apoio a` administração, a` cultura e ao desenvolvimento científico, bem como disciplinar o funcionamento e as atribuições do Comitê de Gestão Documental e Arquivística (CGDA), criado pela Portaria nº 676/2018-GPRES, de 23 de julho de 2018, nos termos deste ato normativo.
§ 1º A implantação da Política de Gestão Documental viabiliza a preservação do acervo documental e histórico no âmbito do TCE-GO e facilita o acesso às informações e aos documentos arquivísticos.
§ 2º A gestão documental é responsabilidade de todos os servidores do TCE-GO, inclusive de Conselheiros, Auditores e Procuradores de Contas, os quais devem zelar pelas condições adequadas de manuseio, acondicionamento e a guarda dos documentos arquivísticos.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º Para os efeitos desta normativa, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:
I – acervo: totalidade dos documentos ou processos sob custódia de um arquivo, com finalidade específica;
II – arquivo: o conjunto de documentos arquivísticos produzidos, recebidos e reunidos por acumulação pela organização ou instituição, no desempenho de suas atividades específicas, independentemente da natureza suporte, formato, gênero, tipo, data ou forma dos documentos.
III – arquivo corrente: instalação que abriga o conjunto de documentos ou processos que é objeto de consultas frequentes, indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas da administração;
IV – arquivo intermediário: instalação que abriga o conjunto de documentos ou processos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final, que pode ser descarte ou guarda permanente;
V – arquivo permanente: instalação que abriga o conjunto de documentos ou processos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor histórico, probatório ou informativo e constituem documentos de valor permanente, inalienáveis e imprescritíveis, não podem ser doados e nunca perdem o valor ou a validade;
VI – classificação arquivística: análise e identificação do conteúdo do documento ou processo, para atribuição do respectivo assunto, de acordo com o código de classificação de documentos adotado pelo TCE-GO;
VII – descarte: procedimento de destruição de documento ou processo sem valor histórico, probatório ou informativo e que já cumpriu todos os prazos da tabela de temporalidade documental;
VIII – Edital de ciência de descarte: documento de organização e ordenamento administrativo destinado a dar publicidade das listagens de descarte de documentos ou processos, a ser publicado após aprovação do CGDA;
IX – destinação final: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documento ou processo para descarte ou para o arquivo permanente;
X – documento: toda informação oficial registrada, qualquer que seja o suporte que a contém, ou de um ato administrativo, com finalidade institucional, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa;
XI – guarda permanente: custódia em caráter definitivo, em função de valor histórico, probatório ou informativo;
XII – gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas que objetiva garantir a produção, a utilização, a tramitação, a avaliação, a manutenção e a preservação, ao longo do tempo, de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da forma ou do suporte em que a informação está registrada e custodiada, portanto, em formato digital e não digital;
XIII – instrumentos de gestão documental: o Plano de Classificação de Documentos e Processos (PCDP) e a Tabela de Temporalidade de Documentos e Processos (TTDP), aplicados em conjunto aos documentos e processos do TCE-GO;
XIV – longo prazo: custódia por mais de 10 (dez) anos em função de seu valor probatório ou informativo;
XV – Manual de Gestão Arquivística e Documentos: documento que estabelece diretrizes, políticas, procedimentos e práticas relacionadas à gestão de documentos e informações em uma organização ou instituição;
XVI – Manual de Tipologia Documental: documento que descreve e classifica os tipos de documentos usados por uma organização ou instituição, com o objetivo de fornecer orientações sobre como identificar, categorizar e gerenciar diferentes tipos de documentos de forma consistente e eficiente;
XVII– Plano de Classificação de Documentos e Processos: instrumento arquivístico que permite o agrupamento, por código, de documentos e processos sob determinado assunto, utilizando-se de um sistema de numeração decimal hierarquicamente disposto, partindo-se do geral para o particular;
XVIII – processo eletrônico: conjunto de documentos eletrônicos, organicamente acumulados no curso de uma ação administrativa ou de controle externo, produzidos por sistemas informatizados específicos que apoiam as atividades do TCE-GO;
XIX – recolhimento: operação pela qual um conjunto de documentos e processos são transferidos do arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente;
XX – suporte: material no qual são registradas as informações dos documentos ou processos;
XXI – transferência: passagem de documentos e processos do arquivo corrente para o arquivo intermediário;
XXII – Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo: instrumento que determina os prazos em que os documentos e processos devem ser mantidos nos arquivos corrente e intermediário, encaminhados ao arquivo permanente ou encaminhados para descarte;
XXIII – valor histórico: característica de documento ou processo que expõe fatos sobre a atuação do TCE-GO, cujo registro seja considerado relevante, de acordo com os critérios estabelecidos nesta norma;
XXIV – valor histórico: característica de documento ou processo que expõe fatos sobre a atuação do TCE-GO, cujo registro seja considerado relevante, de acordo com os critérios estabelecidos nesta Resolução Administrativa, e
XXV – valor probatório: valor intrínseco de documento ou processo, com característica que comprova a organização e o funcionamento da entidade que o produziu ou comprova as ações de determinado indivíduo que o produziu e que serve de prova legal para os fins a que se destina.
CAPÍTULO II
DO COMITÊ DE GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVÍSTICA
Art. 3º O Comitê de Gestão Documental e Arquivística (CGDA) possui natureza consultiva e deliberativa, sendo responsável pelos assuntos concernentes à Gestão Documental e Arquivística no âmbito do TCE-GO.
Seção I
Da composição do Comitê de Gestão Documental e Arquivística
Art. 4º O Comitê de Gestão Documental e Arquivística será composto por 1 (um) representante e 1 (um) suplente de cada uma das seguintes unidades administrativas:
I – Secretaria-Geral;
II – Secretaria Administrativa;
III – Secretaria do Controle Externo;
IV – Diretoria de Tecnologia da Informação;
V – Diretoria de Planejamento;
VI – Gerência de Gestão Documental; e
VII – Serviço de Arquivamento.
Parágrafo único. Os integrantes do CGDA serão designados bienalmente pela Presidência do TCE-GO e deverão ter habilidades e experiências de gestão que possibilitem o entendimento do fluxo, da utilização e da destinação dos documentos produzidos e armazenados pelo TCE-GO.
Art. 5º O CGDA é vinculado à Presidência do TCE-GO, com as competências atribuídas pelo art. 87, §3º, incisos I, II e III, da Resolução Administrativo nº 19, de 6 de outubro de 2022, e nesta Resolução Administrativa.
Art. 6º O coordenador do CGDA é o representante da Secretaria-Geral, e em caso de ausências ou impedimentos legais ou regulamentares, o seu suplente.
§ 1º O coordenador do CGDA deverá propor agenda periódica de reuniões ordinárias, mantendo os registros das pautas e das deliberações do Comitê em atas, sem prejuízo de convocações de reuniões extraordinárias.
§ 2° Os membros do CGDA em seus afastamentos ou impedimentos legais, serão representados por seus respectivos suplentes.
§ 3° O trabalho como membro do CGDA se dará sem prejuízo das atribuições ordinárias do servidor, e não implica remuneração complementar.
Seção II
Das Competências do Comitê de Gestão Documental e Arquivística
Art. 7° Compete ao Comitê de Gestão Documental e Arquivística - CGDA:
I – coordenar a formulação de estratégias, diretrizes e os objetivos da gestão documental, bem como a edição de manuais da Política de Gestão Documental do TCEGO, promovendo sua aprovação;
II – aprovar e supervisionar, no âmbito do TCE-GO, programa de gestão documental correspondente ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento, e reprodução de documentos, e que seja destinado a assegurar a racionalização e a eficiência dos arquivos;
III – deliberar sobre a destinação de documentos, bem como sobre procedimentos a serem adotados para o descarte desses;
IV – estabelecer regras para elaboração, formatação, padronização e tramitação de documentos processuais e não processuais, recebendo, avaliando e priorizando as demandas de estabelecimento de modelos documentais e suas alterações;
V – coordenar, orientar e supervisionar a execução das tarefas dos arquivos setoriais, além de difundir informações e promover debates sobre a importância da aplicação das rotinas e dos procedimentos de gestão de documentos nas unidades do TCE-GO;
VI – divulgar a legislação e as normas relativas à gestão de documentos e processos de arquivos em qualquer suporte, estabelecer diretrizes de redação oficial e dirimir conflitos sobre a sua aplicação;
VII – avaliar periodicamente a Política de Gestão Documental e Arquivística no âmbito do TCE-GO, bem como as propostas de melhorias e ajustes necessários, além de promover a adequada publicidade e transparência dessas informações;
VIII – colaborar com a preservação da Segurança da Informação no âmbito do TCE-GO;
IX – requerer às unidades do TCE-GO informações que considerar necessárias à realização de suas atividades;
X – avaliar e propor adequações nos sistemas de informação relativos à gestão, elaboração e tramitação de documentos, sugerindo suas atualizações, revisões e desativações;
XI – expedir manifestações e orientações em sua respectiva área de atuação, bem como praticar atos administrativos necessários ao funcionamento ou exercício das competências do CGDA;
XII – elaborar e divulgar planos de trabalho e cronogramas de atividades e de reuniões do CGDA; e
XIII – desenvolver outras atividades inerentes às suas atribuições.
XIV – propor as normas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política institucional de arquivos do TCEGO.
§ 1° O CGDA poderá solicitar à Presidência a instituição de grupos de trabalho, com a finalidade de examinar e propor soluções para temas específicos suscitados pelo TCE-GO.
§ 2° Os planos, manuais e regras de que trata este artigo serão publicados no portal institucional do TCE-GO e constituem normas básicas de uso obrigatório para a produção, utilização, manutenção e preservação de documentos e processos do órgão.
CAPÍTULO III
DA POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL E ARQUIVÍSTICA
Art. 8º São instrumentos arquivísticos de gestão documental do TCE-GO:
I – O Plano de Classificação de Documentos e Processos - áreas meio e fim;
II – A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo;
III – O Manual de Gestão Arquivística de Documentos;
IV – O Manual de Especificação e Padronização Documental; e
IV – O Manual de Tipologia Documental.
Parágrafo único. Os instrumentos e procedimentos arquivísticos de gestão documental serão validados pelo CGDA e submetidos a` homologação do presidente do TCE-GO.
Seção I
Da Classificação de Documentos e Processos
Art. 9º No momento da produção ou recebimento dos documentos pelo TCE-GO, o responsável deverá classificá-los em conformidade com o Plano de Classificação de Documentos e Processos e com o Manual de Gestão Arquivística de Documentos.
Parágrafo único. Documento juntado ou processo apensado de forma permanente receberá o mesmo código de classificação do documento ou processo ao qual foi juntado ou apensado, devendo ser preservado o conjunto pela maior temporalidade definida na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
Art. 10. Fica a cargo do CGDA, por meio do Serviço de Arquivamento, e com apoio da Diretoria de Planejamento, elaborar, manter atualizados e aplicar o Plano de Classificação, as Tabelas de Temporalidade de Documentos e o Manual de Especificação e Padronização Documental do TCE-GO.
§ 1º As alterações nos instrumentos de gestão documental deverão ser aprovadas e registradas em ata de reunião do CGDA, e disponibilizadas no site do TCE-GO.
§ 2º Será mantido registro das sucessivas versões dos instrumentos de gestão documental.
Art. 11. A unidade responsável pela autuação de processos no TCE-GO providenciará o registro em sistema eletrônico da classificação arquivística.
Parágrafo único. Constatada a classificação arquivística incorreta ou a necessidade de alteração do assunto, a unidade responsável pela autuação do processo ou documento procederá à retificação do registro no sistema eletrônico a que se refere o caput deste artigo.
Seção II
Da Guarda e da Destinação de Documentos e Processos
Art. 12. Os prazos de guarda e a destinação de documentos e processos, em qualquer suporte, produzidos ou recebidos no TCEGO serão atribuídos em conformidade com o que dispõe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo utilizada pelo TCE-GO.
§ 1º O prazo de guarda no arquivo corrente é contado em anos, a partir da data de encerramento no sistema eletrônico do documento ou processo, e o respectivo armazenamento ocorre no setor que o produziu até o vencimento do prazo.
§ 2º O prazo de guarda no arquivo intermediário é contado em anos, a partir do término da guarda em arquivo corrente, e o respectivo armazenamento será no Serviço de Arquivamento do TCE-GO.
§ 3º Os documentos e processos com destinação ao arquivo permanente serão recolhidos ao Serviço de Arquivamento do TCE-GO.
Seção III
Do Descarte de Documentos e Processos
Art. 13. As unidades do TCE-GO encaminharão ao Serviço de Arquivamento, por meio de processo eletrônico especificamente autuado para este fim, listagem com previsão de descarte, contemplando os documentos ou processos, tanto em suporte físico quanto em suporte digital, que já tenham cumprido os prazos de guarda em arquivo corrente e intermediário e sem previsão de guarda permanente.
Parágrafo único. Preferencialmente, as unidades devem autuar um processo único para inclusão de todas as subsequentes listagens de descarte a serem submetidas ao CGDA.
Art. 14. O Serviço de Arquivamento, após avaliação e análise prévia quanto ao cumprimento dos requisitos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, submeterá as listagens de descarte ao CGDA para deliberação e decisão.
§ 1º É vedado o descarte de documento ou processo cujo prazo máximo de confidencialidade seja maior que o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
§ 2º O Serviço de Arquivamento fará a guarda em arquivo intermediário de documento ou processo cujo prazo máximo de confidencialidade ainda esteja em vigor.
Art. 15. A deliberação do CGDA será registrada no sistema e-TCE.
Art. 16. De posse da listagem de que trata o art. 13 deste ato normativo, o CGDA emitirá edital de ciência de descarte que será publicado no Diário Eletrônico de Contas e disponibilizado na página do TCE-GO na Internet.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS
Art. 17. Os procedimentos relativos à preservação e ao descarte de documentos e processos eletrônicos e outros mantidos em suportes alternativos serão regulados por Procedimentos Operacionais Padrões aprovados pelo CGDA, observando a legislação arquivística em vigor.
Art. 18. A área de tecnologia da informação adotará as providências necessárias à adequação dos sistemas corporativos do TCE-GO ao disposto neste ato normativo.
Art.19. Os casos omissos e eventuais dúvidas na aplicação do presente ato normativo serão dirimidos pelo CGDA em consonância com os interesses estratégicos do TCE-GO.
Art. 20. O Tribunal de Contas franqueará a consulta aos documentos públicos arquivados na forma da lei e dos atos normativos de regência.
Art. 21. Ficam revogados os seguintes dispositivos da Portaria nº 676/2018 GPRES, de 23 de julho de 2018:
I - os §§ 1º, 2º, 3º e 4º do art. 2º; e
II - o art. 3º.
Art. 22. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Presentes os Conselheiros:
Saulo Marques Mesquita (Presidente), Kennedy de Sousa Trindade (Relator), Sebastião Joaquim Pereira Neto Tejota, Edson José Ferrari, Celmar Rech e Helder Valin Barbosa.
Representante do Ministério Público de Contas: Carlos Gustavo Silva Rodrigues.
Sessão Plenária Extraordinária Administrativa Nº 8/2024 (Híbrida).
Resolução aprovada em: 15/05/2024.