TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE GOIÁS
RESOLUÇÃO NORMATIVA Nº 003/2018
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Processo nº 201800047000561
- Revogada pela Resolução Normativa nº 6, de 26-06-2019, D.E.C. de 28-06-2019.
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Estabelece as diretrizes gerais sobre a implementação e operacionalização do sistema de controle interno para os entes jurisdicionados.
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O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE GOIÁS, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e tendo em vista as competências que lhe conferem o art. 2º, da Lei estadual nº 16.168, de 11/12/2007- LOTCE, e o art. 3º, da Resolução nº 022, 04/09/2008- RITCE;
Considerando que os novos conceitos de gestão preconizam a necessidade da Administração Pública de adotar controles preventivos e descentralizados, que assegurem o cumprimento da lei, a proteção do patrimônio e a eficiência de suas operações;
Considerandoa missão dos Tribunais de Contas de estimular a implantação e de avaliar o desenho e o funcionamento do Sistema de Controle Interno dos jurisdicionados, tendo por fundamento a exigência constitucional para implantação do Sistema de Controle Interno pelos poderes e órgãos da administração pública, e a competência dos Tribunais de Contas para fiscalizar e avaliar o funcionamento desse sistema.
Considerando as orientações da Associação dos Tribunais de Contas do Brasil- Atricon, expedidas por meio da RA nº 05/2014, que aprovou as Diretrizes de Controle Externo Atricon nº 3204/2014, relacionadas à temática “Controle Interno: instrumento de eficiência dos jurisdicionados”;
Considerando que deve o Tribunal de Contas avaliar a estrutura do controle interno de cada órgão/entidade da Administração Pública estadual, conforme as dimensões estabelecidas no QATC-6 (Controle Interno) do Marco de Medição de Desempenho dos Tribunais de Contas - MMD/TC;
Considerando os resultados do Diagnóstico de Avaliação de Qualidade e Agilidade do Controle Externo (MMD) no âmbito dos Tribunais de Contas relativos ao sistema de controle interno, apurados em 2016;
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Estabelecer as diretrizes gerais que devem servir de marco referencial para que os Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, o Ministério Público, a Defensoria Pública e os Tribunais de Contas, incluindo, em todos os casos, a administração pública direta e indireta, tratados nessa Resolução como “entes controlados” possam instituir, aprimorar ou regulamentar o funcionamento do seu respectivo Sistema de Controle Interno, visando enfrentar riscos e fornecer razoável segurança de que, na consecução da missão, dos objetivos e das metas institucionais, os princípios constitucionais da administração pública serão obedecidos e os objetivos gerais de controle serão atendidos, nos termos dos artigos 74 da Constituição da República e 29 da Constituição Estadual.
CAPÍTULO II
DOS CONCEITOS DE CONTROLES APLICÁVEIS
SEÇÃO I
CONTROLE INTERNO ADMINISTRATIVO
Art. 2º O Controle Interno Administrativo compreende o conjunto de atividades e procedimentos de controle incidentes sobre os processos de trabalho da organização com o objetivo de diminuir os riscos e alcançar os objetivos da entidade, presentes em todos os níveis e em todas as funções e executados por todo o corpo funcional da organização.
Parágrafo único. Os controles internos administrativos se constituem na primeira linha de defesa das organizações públicas para propiciar o alcance de seus objetivos, e são operados por todos os agentes públicos responsáveis pela condução de atividades e tarefas no âmbito dos macroprocessos finalísticos e de apoio dos órgãos e entidades públicas. A definição e a operacionalização dos controles internos devem levar em conta os objetivos das organizações públicas e os riscos decorrentes de eventos interno ou externo que possam obstaculizar o alcance desses objetivos, devendo ser utilizados aqueles considerados mais adequados para mitigar a probabilidade de ocorrência dos riscos, ou o seu impacto sobre os objetivos organizacionais.
SEÇÃO II
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Art. 3º Entende-se por Sistema de Controle Interno o processo conduzido pela estrutura de governança e executado pela administração e por todo o seu corpo funcional, integrado ao processo de gestão em todas as áreas e estruturado para enfrentar riscos e fornecer razoável segurança de que, na consecução da missão, dos objetivos e das metas institucionais, os princípios constitucionais da administração pública serão obedecidos e os seguintes objetivos gerais de controle serão atendidos:
I - eficiência, eficácia e efetividade operacional, mediante execução ordenada, ética e econômica das operações;
II - integridade e confiabilidade da informação produzida e sua disponibilidade para a tomada de decisões e para o cumprimento de obrigações de accountability;
III - conformidade com leis e regulamentos aplicáveis, incluindo normas, políticas, programas, planos e procedimentos de governo e da própria instituição;
IV - adequada salvaguarda e proteção de bens, ativos e recursos públicos contra desperdício, perda, mau uso, dano, utilização não autorizada ou apropriação indevida.
SEÇÃO III
ÓRGÃO CENTRAL DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Art. 4º Entende-se por Órgão Central do Sistema de Controle Interno o órgão de coordenação das várias atividades ou dos sistemas de controles existentes em cada ente controlado. Trata-se, em essência, de um órgão de planejamento, gestão e fiscalização dos controles executados, vinculado diretamente ao Chefe dos respectivos Poderes ou dos órgãos governamentais autônomos, atuando de modo a identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, não se confundindo com unidade executora de controles internos ou de instrução processual.
SEÇÃO IV
SISTEMA ADMINISTRATIVO
Art. 5º Entende-se por Sistema Administrativo o conjunto de atividades afins, relacionadas às funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central de cada sistema, com o objetivo de atingir algum resultado.
Parágrafo único. O sistema administrativo abrange o conjunto de procedimentos de controles administrativos (licitações, orçamento, finanças, contabilidade, patrimônio, pessoal, planejamento, administração, entre outros), executados no dia a dia em todas as unidades organizacionais dos entes controlados, com a finalidade de promover a salvaguarda dos ativos, desenvolver a eficiência nas operações, avaliar o cumprimento dos programas, objetivos, metas, orçamentos e das políticas administrativas, bem como verificar a exatidão, a fidelidade das informações, assegurando a legalidade, legitimidade, transparência e efetividade da receita e dos gastos públicos, com o objetivo de propiciar ao gestor uma razoável margem de segurança para que os objetivos e metas sejam atingidos de maneira eficaz, eficiente e com a devida economicidade.
SEÇÃO V
PONTO DE CONTROLE
Art. 6º Entende-se por Ponto de Controle os aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
CAPÍTULO III
DOS PRINCÍPIOS INERENTES AO CONTROLE
Art. 7º São princípios inerentes às atividades de controle interno:
I - Princípio da Segregação das Funções: as funções administrativas devem ser segregadas/parceladas entre os vários agentes, órgãos ou entes. Estabelece que quem executa, não fiscaliza nem aprova. Estas atividades devem ser efetuadas por agentes ou unidades distintas. A segregação de funções determina que cada um dos executores conferirá a atividade/tarefa, ou conjunto delas, executada na etapa anterior, atestando maior segurança no processo decisório;
II - Princípio da Relação Custo/Benefício: as atividades/procedimentos de controle não devem ser mais onerosas que os benefícios oriundos delas, sob pena de infringir o Princípio da Eficiência. O controle na Administração Pública jamais deverá ser deixado de lado, devendo contudo ser avaliada a extensão e o rigor dos controles em face dos benefícios auferidos pela Administração;
III - Princípio da Aderência a Diretrizes e Normas: os atos do ente controlado devem ser vinculados aos princípios, diretrizes, normas, estatutos e demais diplomas que regem a Administração Pública;
IV - Princípio da Qualificação Adequada: os agentes de controle devem ter conhecimentos necessários e suficientes para o desempenho da função. Os órgãos de controle devem contar com profissionais que disponham do conhecimento técnico-científico compatível com as atividades afetas à fiscalização;
V - Princípio da Independência Técnico-Funcional: no desempenho de suas funções, os agentes de controle devem ter independência funcional em relação ao controlado para proceder às verificações, analisar documentos, colher provas, bem como emitir o resultado de suas análises. Pressupõe, também, que o controlador, seja ele interno ou externo, não dependa do auxílio de outros órgãos para realização do mister de controle, salvo a utilização eventual de suporte de especialistas para atividades determinadas e a formalização de parcerias técnico-operacionais.
VI - Rodízio de pessoas em funções - tem o objetivo de impedir que a mesma pessoa seja responsável por atividades sensíveis por um longo período de tempo, buscando evitar a ocorrência de erros ou fraudes;
VII - Competência da alta administração em exercer a supervisão do desenvolvimento e do desempenho dos controles internos da gestão; bem como em atrair, desenvolver e reter pessoas com competências técnicas, em alinhamento com os objetivos da organização com a clara definição dos responsáveis pelos diversos controles internos da gestão no âmbito da organização;
CAPÍTULO IV
DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Art. 8º A instituição do Sistema de Controle Interno dar-se-á por meio de lei estadual de iniciativa do chefe do respectivo poder ou ente da Administração, a qual deverá contemplar as atribuições previstas no artigo 74, incisos I a IV, da Constituição Federal e artigo 29, incisos I a IV da Constituição Estadual.
Art. 9º O funcionamento do Sistema de Controle Interno do poder ou entidade da administração, abrangendo todas as unidades integrantes da sua estrutura organizacional, deve se sujeitar ao disposto na legislação e normas regulamentares aplicáveis à Administração Pública.
§1° As atividades de controle interno devem abranger todas as unidades integrantes da estrutura dos entes controlados, qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a Administração Pública responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.
§2º Os entes controlados, por meio das unidades executoras ou do órgão central do respectivo sistema administrativo, devem elaborar um Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle, onde devem ser consideradas a legislação vigente, as normas regulamentares, externas e internas aplicáveis ao caso, e outros documentos internos, incluindo-se as diretrizes gerais estabelecidas nesta Resolução Normativa, no qual deverá constar a normatização das atribuições e responsabilidades, das rotinas de trabalho mais relevantes e de maior risco e dos procedimentos de controle dos sistemas administrativos e dos processos de trabalho.
§3º O Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle deve ser disponibilizado a todos os servidores, preferencialmente em meio eletrônico, com utilização da tecnologia da informação.
Art.10. Para a operacionalização do Sistema de Controle Interno nos entes controlados recomenda-se que as atividades desenvolvidas ao longo da estrutura organizacional sejam identificadas na forma de sistemas administrativos, com a utilização de ferramentas tecnológicas que permitam a formação de banco de dados.
Art. 11. Integram o Sistema de Controle Interno - SCI:
I - o Órgão Central do Sistema de Controle Interno;
II - as unidades de controle interno, auditorias internas ou equivalentes integrantes da estrutura organizacional do ente controlado;
III - os representantes setoriais dos sistemas administrativos, titulares da unidade executora ou servidores por ele indicado;
IV - os integrantes dos sistemas administrativos;
§1º O Sistema de Controle Interno não se confunde com os sistemas administrativos e os seus respectivos controles, de responsabilidade de cada órgão e entidade de cada Poder.
§2º São integrantes dos sistemas administrativos:
I - o órgão central administrativo: órgão estruturado e responsável pelos processos de trabalhos afins da organização, tais como: licitações, orçamento, finanças, contabilidade, patrimônio, pessoal, planejamento, administração, entre outros;
II - as unidades executoras: unidades integrantes da estrutura organizacional do ente controlado que executam atividades administrativas e os controles destas atividades.
CAPÍTULO V
DAS ATRIBUIÇÕES DO ORGÃO CENTRAL DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Art. 12. Na qualidade de Órgão Central do Sistema de cada ente controlado, para o exercício de suas competências institucionais, respeitadas as disposições legais concernentes, são suas atribuições:
I - coordenar as atividades relacionadas ao Sistema de Controle Interno do ente controlado, promover a sua integração operacional, bem como a verificação da existência ou a recomendação para a elaboração, expedição e manutenção dos regulamentos sobre procedimentos de controle inerentes aos processos de trabalho, de forma a assegurar a efetividade da receita, da aplicação dos recursos e a execução das políticas públicas;
II - verificar se as unidades executoras estão exercendo o controle sobre a execução das diretrizes, objetivos e metas previstas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Orçamentárias, afetas ao ente controlado, bem como sobre a execução orçamentária, examinando a conformidade com os limites e destinações estabelecidos;
III - fornecer razoável segurança do funcionamento adequado do controle de legalidade pelas unidades executoras e verificar a utilização de indicadores dos resultados para comprovação do cumprimento das metas quanto à eficácia da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades do ente controlado, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado;
IV - fornecer razoável segurança do funcionamento adequado do controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres do ente controlado;
V - medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos de controle adotados pelas unidades executoras e avaliar as políticas de gerenciamento de riscos, por meio de atividades consignadas num Plano Anual de Auditoria Interna - PAAI, com utilização de metodologia própria e expedição de relatórios contendo recomendações para o aprimoramento dos controles;
VI - acompanhar e fiscalizar o funcionamento adequado do controle das fases das receitas a cargo dos órgãos e entidades da administração direta e indireta, em todas as etapas, bem como fiscalizar os controles adotados na renúncia de receitas, nas quantidades e valores de ações ajuizadas para cobrança de dívida ativa, em todos os casos mediante levantamentos, auditorias, inspeções e monitoramentos dos sistemas de arrecadação, sem prejuízo da instrução de tomadas e prestações de contas apresentadas pelo ente controlado, quando couber, na forma estabelecida em ato normativo;
VII - elaborar e manter Manual de Auditoria, especificando os procedimentos e metodologia de trabalho a ser observada, e que contemple normas de conduta a serem observadas a título de “código de ética” para o exercício da atividade de auditoria;
VIII - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional, supervisionando e auxiliando as unidades executoras no relacionamento com o Tribunal de Contas do Estado de Goiás quanto ao encaminhamento de documentos e informações, atendimento às equipes técnicas, recebimento de diligências e elaboração de respostas;
IX - orientar a administração nos aspectos relacionados com o controle interno e externo, inclusive sobre a forma de prestar contas e quanto à legalidade dos atos de gestão;
X - quando consultado em procedimento que justifique sua atuação, atendidos os requisitos de materialidade, risco e relevância, interpretar e pronunciar-se sobre a legislação e normas concernentes a orçamento, contabilidade, finanças públicas e outras correlatas ao controle da Administração Pública, sem prejuízo da manifestação dos órgãos de assessoria técnica e jurídica do ente controlado;
XI - participar do processo de planejamento e acompanhar a elaboração do Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Orçamentárias e da Lei Orçamentária Anual, no que tange ao ente controlado;
XII - examinar, por amostragem baseada em critérios técnicos previamente definidos ou quando solicitado fundamentadamente pelo gestor, a regularidade e legalidade dos processos licitatórios, sua dispensa ou inexigibilidade, dos contratos, convênios, acordos e outros instrumentos congêneres, bem como dos demais atos administrativos de que resulte a criação e/ou extinção de direitos e obrigações ao ente controlado, para avaliação do funcionamento e aperfeiçoamento dos controles exercidos pelo próprio órgão/entidade, observados os requisitos do inciso X;
XIII - propor a melhoria ou implantação de sistemas apoiados em tecnologia da informação, com o objetivo de aprimorar os controles internos, agilizar as rotinas e melhorar o nível das informações;
XIV - instituir e manter o sistema de informações para o exercício das atividades finalísticas do Sistema de Controle Interno;
XV - alertar formalmente a autoridade administrativa competente para que instaure procedimento, sob pena de responsabilidade solidária, visando apurar atos ou fatos inquinados ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, praticados por agentes públicos ou privados, bem como na hipótese de não serem prestadas as contas ou, ainda, quando ocorrer desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores públicos;
XVI - orientar, acompanhar a elaboração e a execução do Plano de Auditoria Interna das unidades de controle interno, auditorias internas ou equivalentes.
CAPÍTULO VI
DAS ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES EXECUTORAS DO SISTEMA
ADMINISTRATIVO
Art. 13. Às unidades integrantes da estrutura organizacional do ente controlado, no que tange ao Sistema Administrativo, do qual são consideradas unidades executoras, por seus gestores e servidores, compete:
I - exercer os controles estabelecidos nos regulamentos dos diversos sistemas administrativos afetos a sua área de atuação, objetivando a observância da legislação, a salvaguarda do patrimônio e a busca da eficiência operacional;
II - exercer o controle, em seu nível de competência, sobre o cumprimento dos objetivos e metas inerentes à sua área de atuação, definidas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Orçamentárias, bem como sobre a execução do Orçamento Anual e do Cronograma de Execução Mensal de Desembolso examinando a conformidade com os limites e destinações estabelecidos;
III - exercer o controle sobre o uso e guarda de bens pertencentes ao ente controlado, colocados à disposição de qualquer pessoa física ou unidade que os utilize no exercício de suas funções institucionais;
IV - exercer o controle sobre a execução dos contratos, convênios e instrumentos congêneres, afetos a sua unidade;
V - comunicar ao nível hierárquico superior e ao Órgão Central de Controle, para as providências necessárias e sob pena de responsabilidade solidária, o conhecimento da ocorrência de atos ilegais, ilegítimos, irregulares ou antieconômicos de que resultem, ou não, dano ao erário;
VI - propor ao Órgão Central Administrativo a atualização e a adequação dos regulamentos inerentes às suas atividades;
VII - apoiar os trabalhos de auditoria interna, facilitando o acesso a documentos e informações.
VIII - identificar e avaliar os riscos inerentes aos seus processos de trabalho, bem como mapear, modelar e normatizar as rotinas de trabalho de tais processos e os procedimentos de controle destinados à mitigação de riscos mediante aprovação do dirigente máximo do poder, órgão ou entidade.
CAPÍTULO VIII
DAS UNIDADES DE CONTROLE INTERNO, AUDITORIAS INTERNAS OU
EQUIVALENTES
Art. 14. As unidades de controle interno, auditorias internas ou equivalentes a que se refere o inciso II do art. 11, tem como missão dar suporte ao funcionamento do Sistema de Controle Interno em seu âmbito de atuação e serve de elo entre a unidade executora do sistema administrativo e o Órgão Central de Controle Interno, tendo como principais atribuições:
I - prestar apoio na identificação dos “pontos de controle” inerentes ao sistema administrativo, assim como no estabelecimento dos respectivos procedimentos de controle;
II - propor e acompanhar a realização do processo de desenvolvimento, implementação ou atualização dos regulamentos;
III - exercer o acompanhamento sobre a efetiva observância dos regulamentos a que a sua unidade está sujeita e propor o seu constante aprimoramento;
IV - encaminhar ao órgão central de Controle os documentos físicos ou eletrônicos sobre as situações de irregularidades ou ilegalidades que vierem a seu conhecimento mediante denúncias ou outros meios, juntamente com indícios de provas;
V - orientar quanto às providências referentes às questões relacionadas ao Tribunal de Contas do Estado de Goiás, afetas à sua unidade;
VI - prover o atendimento às solicitações de informações e de providências, encaminhadas pelo Órgão Central de Controle, inclusive quanto à obtenção e encaminhamento das respostas sobre as constatações e recomendações apresentadas nos relatórios de auditoria interna;
VII - reportar ao superior hierárquico, com cópia para o Órgão Central de Controle, as situações de ausência de providências para a apuração e/ou regularização de desconformidades;
VIII - exercer, exclusivamente no âmbito do órgão/entidade a que pertencer, as atribuições previstas nos incisos I, II, III, IV, V, VI, VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XV do ,art. 12.
Parágrafo único - Na ausência de unidade de controle interno, auditoria interna ou equivalente o previsto no caput e incisos, a exceção do inciso VIII, ficarão a cargo do representante setorial a que se refere o inciso III do art. 11.
CAPÍTULO IX
DAS AUDITORIAS INTERNAS
Art. 15. Para realização das auditorias, devem ser expedidas pelo Órgão Central de Controle normas regulamentares específicas, em documento próprio, orientadas por critérios de materialidade, risco e relevância, onde devem ser detalhados os procedimentos e a metodologia de trabalho a serem observados, tomando como orientação as Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna, que incluem o respectivo código de ética da profissão.
§1º Para a elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna - PAAI, a que se refere o inciso V, do art. 12º, poderão ser obtidos subsídios junto a cada Sistema Administrativo do ente controlado e às unidades executoras do Sistema Administrativo, objetivando maior eficácia da atividade de auditoria interna.
§2º O Plano Anual de Auditoria Interna - PAAI referido no inciso V, do artigo 12, deve ser aprovado até o 30º (trigésimo) dia do exercício a que se refere, e ser encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado de Goiás.
Art. 16. Se em decorrência dos trabalhos de auditoria interna - após a apreciação das ponderações apresentadas em face do relatório a que se refere o §2º do artigo 19, de outros trabalhos ou averiguações ou, ainda, em função de denúncias a esta encaminhadas, diretamente ou por meio dos representantes das unidades executoras, forem constatadas irregularidades ou ilegalidades, caberá ao órgão responsável pela realização da auditoria comunicar formalmente ao gestor sobre as providências a serem adotadas.
Parágrafo único. Sempre que, em função de irregularidades ou ilegalidades, for constatado dano ao erário, caberá ao órgão responsável pela realização da auditoria comunicar à autoridade competente quanto à necessidade de tomar as medidas administrativas pertinentes e, caso não sanado, à instauração do processo de tomada de contas especial, observadas as normas do Tribunal de Contas do Estado de Goiás que regulamentam a matéria, o que deverá ocorrer também nas demais situações em que este procedimento for aplicável.
CAPÍTULO X
DAS PRERROGATIVAS, GARANTIAS E DEVERES
SEÇÃO I
DAS PRERROGATIVAS E GARANTIAS
Art. 17. Constituem-se em garantias e prerrogativas do titular do Órgão Central de Controle Interno, das unidades de controle interno, auditorias internas ou equivalentes e dos integrantes da sua equipe técnica:
I - independência profissional para o desempenho das suas atividades nas unidades do ente controlado;
II - acesso irrestrito a documentos ou informações indispensáveis ao exercício das atividades de controle interno.
III - comportamento ético, cautela e zelo profissional no exercício de suas atividades;
IV - atitude de independência (em relação ao agente controlado) que assegure a imparcialidade de seu julgamento, nas fases de planejamento e execução, bem como nos demais aspectos relacionados com sua atividade profissional;
V - capacidade profissional inerente às funções a serem desempenhadas e conhecimentos técnicos atualizados, acompanhando a evolução das normas, procedimentos e técnicas aplicáveis ao Sistema de Controle Interno - SCI;
VI - cortesia (verbal e escrita) com pessoas e instituições, respeitando superiores, subordinados e pares e ainda aqueles com que se relacionam profissionalmente;
VII - no que tange ao Órgão Central de Controle Interno a responsabilidade técnica pelas atividades de controle interno, compreendendo as seguintes funções: ouvidoria, controladoria, auditoria governamental, transparência e correição será exclusiva de servidores titulares de cargo de provimento efetivo, providos por concurso público, com formação em curso superior, pertencentes à carreira específica do controle interno.
SEÇÃO II
DOS DEVERES
Art. 18. Nenhum processo, documento ou informação poderá ser negado aos integrantes do Órgão Central de Controle Interno, das unidades de controle interno, auditorias internas ou equivalentes, no exercício das suas atribuições, sob pena de responsabilidade administrativa de quem lhe der causa ou motivo.
Art. 19. O servidor que exercer funções no Órgão Central de Controle Interno, das unidades de controle interno, auditorias internas ou equivalentes deverá guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do exercício de suas atribuições; utilizando-os exclusivamente na produção dos trabalhos inerentes às suas funções e suas atribuições, e quando solicitado pelas entidades de controle, como o Tribunal de Contas do Estado de Goiás, Ministério Público e outros entes com competência assemelhadas.
CAPÍTULO I
DA AUTO AVALIAÇÃO EXIGIDA PELO TRIBUNAL DE CONTAS
Art. 20. Os entes controlados deverão encaminhar ao Tribunal de Contas do Estado de Goiás, o questionário de auto avaliação de controle interno, na forma do Anexo Único desta Resolução, disponibilizado em meio eletrônico no site do TCE.
§1º O prazo para o envio ao Tribunal do questionário de que trata o art.1º é de 60 (sessenta dias) contados do início do exercício financeiro.
§2º O responsável pelas informações contidas no formulário é o gestor máximo do órgão ou entidade jurisdicionada.
§3º A informações têm natureza declaratória, estando sujeitas à comprovação pelo Tribunal a qualquer tempo.
Art. 21. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da publicação.
RESOLUÇÃO NORMATIVA Nº 003/2018
ANEXO ÚNICO
FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA DE CONTROLE INTERNO
Com objetivo de promover a avaliação da estrutura de controle interno implantado no órgão/entidade, são solicitadas informações sobre os seguintes componentes:
I- Ambiente de controle;
II- Avaliação de risco;
III- Procedimentos de controle;
IV- Informação e comunicação;
V- Monitoramento.
Para cada afirmativa, deve ser indicada uma resposta de acordo com a situação que o órgão/entidade se encontrar.
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1.Ambiente Controle
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1.1-O planejamento estratégico está formalizado por meio de objetivos e metas?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Planejamento estratégico com objetivos e metas.
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1.2- As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Documento descrevendo as funções e suas respectivas competências.
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1.3 – A estrutura organizacional atualizada está formalmente estabelecida?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Organograma ou normativo que detalhe a estrutura do órgão.
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1.4- Existe (m) código(s) formal (is) de conduta e outras políticas que explicitam os
referenciais éticos da instituição a todos?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Código de ética ou documento similar.
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1.5- Existe uma política interna de comunicação para divulgar as informações relevantes a respeito do órgão?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Política de Comunicação interna ou documento similar.
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1.6- Todos os procedimentos e instruções operacionais são padronizados formalmente?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Documento descrevendo os procedimentos e instruções operacionais.
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1.7- Os deveres e responsabilidades essenciais são divididos ou segregados entre diferentes pessoas para reduzir o risco de ocorrerem erros, desperdícios ou fraudes?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Documento que comprove a definição de controles-chaves e como um controle supervisionará o outro, demonstrando a segregação de funções.
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1.8- A alta direção monitora a implementação das recomendações e determinações da
auditoria interna, dos controles internos e externo?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Documento de acompanhamento das determinações/recomendações.
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1.9-Existe programa de educação continuada efetivamente executado com ações de
capacitação orientadas para melhorar o desempenho dos servidores?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Programação periódica de treinamento.
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1.10- Os resultados das avalições de desempenho são considerados para tomada de decisão
por parte das chefias e são comunicados ao servidor mediante feedback?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Política de Avaliação de Desempenho ou documento similar.
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2. Avaliação de Risco
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2.1- É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa)
envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de
ocorrência desses riscos?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Política de Gestão de Riscos ou documento similar.
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2.2 – Durante o processo de tomada de decisão gerencial, é considerado o diagnóstico de riscos, mencionado acima?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Política de Gestão de Riscos ou documento similar.
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2.3 – A avaliação de risco é realizada de forma contínua, de modo a identificar mudanças
no perfil de risco, ocasionadas por transformações nos ambientes internos e externo?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Política de Gestão de Riscos ou documento similar.
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2.4- Existe histórico, nos últimos 5 anos, de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades
nos processos internos da unidade?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Documentos comprobatórios da(s) situação(ões) irregular (res).
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2.5- Na ocorrência de indícios de fraudes e desvios, é prática da unidade responsável
instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir ressarcimentos?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Processos de apuração da(s) situação (ões) irregular (es).
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3- Atividades de Controle
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3.1 – As políticas e ações de natureza preventiva ou de detecção para diminuir riscos e
alcançar os objetivos da unidade estão formalizadas (normas e manuais) e são amplamente
disseminados nos diversos níveis da organização?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
EX: Manual de Controles Internos ou documento similar.
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3.2 – Há política de segurança de informação formalmente definida para órgão ou unidade
responsável?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Política de Segurança de Informação ou documento similar.
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3.3 – Os ativos, recursos e registros vulneráveis são protegidos e salvaguardados por acesso
restrito e controles físicos?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Item da Política de Segurança de Informação que trata do assunto ou documento similar.
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3.4 – É realizado periodicamente inventário de bens e valores de responsabilidade da
entidade, observando inclusive a sua adequada mensuração nos registros contábeis?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Inventários.
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3.5- Existe um plano de atividades de auditorias internas periódico, aprovado pela alta
direção e efetivamente executado?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex.: Plano de Auditoria ou documento similar.
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4- Informação e Comunicação
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4.1 – As informações consideradas relevantes para o Órgão são devidamente identificadas,
documentadas, armazenadas?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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*No caso da situação estar em EM IMPEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual:
*Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex; Item da Política de Segurança de Informação que trata do assunto ou documento similar.
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4.2- As informações consideradas relevantes para o Órgão são dotadas de qualidade
suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar em EM IMPEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual:
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex; Item da Política de Segurança de Informação que trata do assunto ou documento similar.
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4.3- O fluxo das informações e das comunicações está devidamente documentado, atende
aos objetivos do órgão de forma tempestiva, e perpassa todos os níveis hierárquicos?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar em EM IMPEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual:
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex; Mapeamento de processo ou similar.
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5- Monitoramento
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5.1 – Os procedimentos de controle interno do órgão/entidade são é periodicamente
monitoradosa para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM
IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as
evidências.
Ex: Atas das reuniões periódicas de
monitoramento ou documento similar.
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5.2- Quando necessário, os gestores determinam ações corretivas com vistas ao
aperfeiçoamento da estrutura de controle interno da unidade?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM
IMPLEMENTAÇÃO, descrever o
estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as
evidências.
Ex: Resumo das ações corretivas
adotadas ou documento similar.
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5.3- Existem padrões para medir periodicamente o desempenho da organização em relação
a todos os seus objetivos e metas?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Indicadores de desempenho ou documento similar.
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5.4 – Quando necessário, os gestores determinam ações corretivas com vistas ao alcance de metas?
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Sim
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Em Implementação
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Não
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Identificar evidências/Justificativas
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* No caso da situação estar EM IMPLEMENTAÇÃO, descrever o estágio atual;
* Se a situação for SIM, apresentar as evidências.
Ex: Resumo das ações corretivas adotadas ou documento similar.
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Considerações Gerais
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Notas:
1) A entidade auditada deve preencher o formulário de acordo com a situação do órgão, considerando os seguintes aspectos: Sim, Em implementação, Não.
2) No caso da situação estará em implementação, descrever o estágio atual em que se encontra.
3) Recomenda-se que, durante a análise das questões a serem informadas, devem-se reunir pessoas que representam as áreas estratégicas da entidade, inclusive representantes da própria unidade de controle interno, caso exista.
4) No campo evidências e justificativas indicar os documentos que demostrem o cumprimento do respectivo quesito, bem como em caso de justificativa, descrever o estágio em que se encontram.
Presentes os Conselheiros:
Celmar Rech (Presidente assinante), Helder Valin Barbosa Barbosa (Relator), Sebastião Joaquim Pereira Neto Tejota, Edson José Ferrari, Carla Cintia Santillo e Saulo Marques Mesquita
Representante do Ministério Público de Contas: Maisa de Castro Sousa Barbosa.
Sessão Plenária Extraordinária Administrativa Nº 05/2018.
Resolução Aprovada em 16/05/2018.