TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE GOIÁS
RESOLUÇÃO Nº 631/2000
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-Revogada pela Resolução nº 14/2021, de 9-12-2021, DEC 16-12-2021. |
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CONSIDERANDO os inúmeros questionamentos referentes a toda a matéria que envolve o pagamento de despesas públicas sob o regime de Adiantamento;
CONSIDERANDO a alteração do Regimento Interno, qualificando como co-responsáveis pela aplicação de adiantamentos os Ordenadores de Despesas, e atestadores de todas as prestações de contas, e
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a matéria, unificando as diversas normas existentes,
RESOLVE
O Tribunal de Contas do Estado de Goiás, pelos membros que compõem suas Câmaras Reunidas, usando de atribuição que lhe confere o art. 39 da Lei n° 12.785, de 21 de dezembro de 1995, baixar as seguintes instruções para adiantamentos e para as contas de sua aplicação:
CAPÍTULO I
Dos adiantamentos
Seção I
Disposições preliminares
Art. 1° - Adiantamento é um suprimento de fundos consistente na entrega de numerário, autorizada por ordenador de despesa, a servidor público, de preferência efetivo, para ocorrer a pagamentos excepcionais, não atendíveis pela via bancária nem por tesouraria ou pagadorias regulares, dentro dos critérios
estabelecidos pela Lei Estadual n° 7.575, de 21 de novembro de 1972, sendo aplicável à administração pública direta, autarquias e fundações, bem como aos demais poderes constituídos.
Art. 2° - Considera-se ordenador de despesa, com poderes para autorizar adiantamentos:
I — o dirigente superior da unidade orçamentária;
II — o dirigente subalterno que, por ordem ou delegação do superior ou em decorrência de atribuição legal ou regulamentar, tiver competência para assumir compromisso financeiro em nome da instituição pública.
Art. 3° - A autorização de adiantamento deverá ser passada em portaria do ordenador de despesa, e deverá consignar:
I — o nome, cargo ou função do servidor a quem deve ser entregue o numerário, de preferência efetivo, matrícula no IPASGO, endereço residencial, CPF, RG, o número da conta bancária específica em que o suprimento será depositado, e a fundamentação legal para a concessão do adiantamento;
II — a importância a adiantar, indicada em algarismos e repetida por extenso;
III — a classificação completa da despesa, por elemento e programa e com o código dos créditos, orçamentários ou adicionais;
IV — detalhado plano de aplicação, anexado à portaria concessória do suprimento, onde fique exaustivamente justificada a destinação, valor, quantidade, importância a ser liberada e, especialmente no caso de manutenção de unidades operacionais do órgão concedente, quando impossibilitada a utilização de procedimentos normais de despesas, a juntada também de relação com a indicação do número e nome dos servidores lotados naquela unidade, dos imóveis ocupados, próprios ou locados e da relação analítica dos veículos com suas especificações (marca, modelo, placa, ano de fabricação, combustível utilizado, etc.);
V — o prazo para aplicação e prestação de contas do adiantamento, nunca superior a 90 (noventa) dias, uma vez que trata-se de prazo máximo legalmente estipulado, estabelecendo também tácita ou expressamente o prazo de 15 (quinze) dias para que o processo de prestação de contas seja protocolado no Órgão/Entidade, e outros 15 (quinze) dias para que seja providenciado o documento referido no inciso VI deste artigo, para posterior envio à Inspetoria do Tribunal de Contas do Estado de Goiás.
VI — o compromisso do Ordenador de Despesa em constatar e atestar a veracidade e legitimidade das despesas a serem pagas com os recursos dos adiantamentos.
§1° Os prazos a que se refere o inciso V deverão ser contados a partir do crédito do recurso na conta bancária do tomador, que deverá ocorrer no máximo 48 (quarenta e oito) horas após a contabilização da Ordem ou Ordens de Pagamento;
§2° - Se o adiantamento envolver mais de uma verba ou crédito, a portaria do ordenador deverá, em conformidade com os respectivos empenhos, estabelecer os valores das parcelas aplicáveis a cada área.
§3° - Ao limitar o prazo de aplicação do adiantamento, o ordenador deverá:
a) levar em conta as notórias contra-indicações da permanência do numerário em poder do tomador por tempo maior que o razoavelmente exigido para o uso regular do suprimento;
b) não marcar prazo superior a 60 (sessenta) dias, salvo se houver expressa autorização legal;
c) abster-se de consignar data posterior ao último dia útil de dezembro, como de encerramento do prazo de aplicação, sempre que o adiantamento estiver sendo autorizado depois de 31 (trinta e um) de outubro;
d) proibir qualquer aplicação de numerário após a expiração do prazo marcado para o seu emprego.
§4° - A portaria do ordenador é sempre peça inicial do processo de adiantamento (Anexo I), e será expedida em cinco vias, de sorte que:
a) a segunda será arquivada na unidade orçamentária;
b) a terceira e quarta ficarão provisoriamente no processo, até a inspeção a cargo do Inspetor do Tribunal de Contas;
c) a quinta, também provisoriamente parte do processo, será entregue ao inspetor, à oportunidade de sua análise pela inspeção prevista na alínea "b".
Art. 4° - No caso das concessões de adiantamentos específicas para as unidades escolares da Secretaria da Educação, previstas no item XII do art. 12, ficará estabelecido na portaria de concessão a obrigatoriedade de apresentarem atestados de regularidade e legitimidade das despesas, por qualquer ocupante de cargo de direção da unidade escolar e/ou Presidente da Associação de Pais e Mestres, desde que não seja o tomador do adiantamento, pelo Delegado Regional de Educação ao qual a unidade é jurisdicionada, e pelo ordenador de despesa.
§1° - As concessões de adiantamento previstas no caput deste artigo, poderão ser repassadas em portaria do ordenador de despesa e deverão consignar, num quadro geral, por município, evidenciando também todas as exigências contidas quanto aos demais processos de concessões de adiantamentos, previstos nesta resolução.
§2° - Nestes casos, os prazos para prestação de contas ficam estabelecidos de forma excepcional, ou seja, 10 (dez) dias para entrega dos documentos à Delegacia Regional de Educação à qual a unidade escolar é jurisdicionada, que terá mais 10 (dez) dias para protocolar o processo, com parecer do Delegado à Secretaria da Educação, tendo esta mais 10 (dez) dias para encaminhar o processo à Inspetoria do Tribunal junto àquela Secretaria, contendo também manifestação do ordenador da despesa, quanto a regularidade e veracidade das contas prestadas.
Art. 5° - Nos casos das despesas de caráter secreto e ou reservado, previstas para atender despesas com diligências policiais, sindicâncias administrativas e fiscais, despesas excepcionais que recomendem o sigilo e que demandem solução imediata, para o Palácio do Governo, previstas no item III do art. 12, cujos Órgãos/Entidades competentes para o empenho de despesas à conta dos créditos da consignação são os Gabinetes Civil e Militar da Governadoria, Secretaria de Segurança Pública, Diretoria Geral da Polícia Civil, Comando Geral da Polícia Militar e Secretaria da Fazenda, a portaria de autorização do suprimento deverá especificar o destino do adiantamento, fundamentando-se exclusivamente nos casos ali previstos, sem a necessidade de anexar, obviamente, o plano detalhado de aplicação do mesmo.
Art. 6° - O adiantamento de fundos a servidor sempre deverá ser precedido de extração de nota ou notas de empenho, à conta dos correspondentes créditos ou verbas, em nome do responsável pelo numerário, registrando-se com toda a clareza a finalidade do suprimento na parte do impresso destinada à especificação da despesa, sem prejuízo do plano de aplicação previsto no item IV do art. 3°, o qual deverá ser o mais minucioso possível, salvo nos casos previstos no art. 5°.
Art. 7° - Nenhum adiantamento poderá ser feito:
I — a servidor em alcance;
II — a responsável por dois adiantamentos.
§1° — É contra-indicada a concessão de adiantamento a servidor indiciado em inquérito, ou na iminência de aposentadoria ou de licenciamento por tempo superior a sessenta dias, cumprindo ao ordenador da despesa fazer este controle, através de seu setor específico de pessoal;
§2° - É também contra-indicada a concessão de adiantamento cuja soma seja superior a 30 (trinta) vezes o valor da remuneração de seu cargo e/ou função, excluídas as vantagens temporais, salvo se circunstanciadamente justificada.
Art. 8° - Baixada a portaria prevista no art. 3° e extraídas e anexadas ao processo as competentes notas de empenho, o adiantamento deverá ser formalmente determinado, em ordem de pagamento dirigida ao agente financeiro ou à tesouraria ou pagadoria, quando for o caso.
Seção II
Das verificações das Inspetorias
Art. 9° - O processo formado para o adiantamento será submetido à análise da Inspetoria do Tribunal de Contas, quando já contiver:
I — a portaria inicial (art. 3°), da qual conste obrigatoriamente o plano de aplicação do numerário, em anexo, e, se for o caso, a relação com os dados quanto a unidades fora da sede, com a exceção já prevista no art. 5°;
II — a(s) competente(s) nota(s) de empenho;
III — a(s) ordem(ns) de pagamento, antes de ser(em) cumprida(s);
Art. 10 - Recebendo o processo, deverá a Inspetoria, em prazo nunca superior a 24 horas, verificar:
I — quanto à portaria inicial:
a) se foi assinada pelo ordenador de despesa (art. 2°);
b) se no processo há número suficiente de exemplares para a destinação estabelecida no § 3° do art. 3°;
c) se no documento se consignaram todos os elementos elucidativos recomendados nos itens I a VI do artigo 3°, observando as exceções contidas nos artigos 4° e 5°;
d) se, em atenção ao que prescreve o § 1° do art. 3°, ficaram limitadas as parcelas de aplicação, em adiantamentos que envolvam mais de uma verba ou crédito;
e) se a limitação do prazo de aplicação do adiantamento atendeu às recomendações do § 3° do art. 3°, inclusive quanto ao prazo legal de 90 (noventa) dias para aplicação e prestação de contas;
f) se há perfeita compatibilidade entre a verba ou crédito indicado para o empenho e as aplicações previstas para o adiantamento no plano exigido no item IV do art. 3°;
g) se há o compromisso expresso do ordenador de despesa em constatar e atestar a veracidade e legitimidade das despesas a serem pagas com os recursos do adiantamento;
II — quanto à nota ou às notas de empenho:
a) se estão assinadas por ordenador de despesa, e se foram extraídas em número regular e suficiente de exemplares, conforme modelo padrão de DUEOF — Documento Único de Execução Orçamentária e Financeira;
b) se os créditos ou verbas que elas registram são os mesmos indicados na portaria recomendada no art. 3°;
c) se a nota ou notas registraram, com toda a clareza, a finalidade do suprimento, na parte da DUEOF destinada à especificação da despesa.
III — quanto à ordem ou ordens de pagamento:
a) se traz ou trazem a(s) assinatura(s) do ordenador de despesa, e se foram extraídas em número regular e suficiente de exemplares, conforme modelo padrão de DUEOF — Documento Único de Execução Orçamentária e Financeira;
b) se designou ou designaram corretamente o responsável pelo adiantamento, indicando seu endereço residencial e CPF;
c) se as verbas ou créditos utilizados para o suprimento coincidem rigorosamente com as consignações dos respectivos códigos, constantes das notas de empenho já expedidas;
d) se há disponibilidade na conta bancária pela qual deverá ocorrer o suprimento, ou na tesouraria ou pagadoria incumbida de efetivá-lo;
e) se está indicada o número da conta bancária e o agente financeiro, conforme recomendado no item I do art. 3°;
IV — quanto ao adiantamento em si:
a) se as despesas a serem pagas com o suprimento não são daquelas que possam ser atendidas por pagamentos diretos a credores, pela via bancária ou por tesourarias ou pagadorias;
b) se a designação do responsável pela guarda e aplicação do suprimento atendeu aos preceitos proibitivos e contra-indicativos do artigo 7° e seus parágrafos. Se entender necessário, solicitar documento do setor competente de pessoal quanto à situação do tomador do adiantamento;
c) se a Inspetoria está autorizada a liberar o suprimento, independentemente de autorização superior.
Art. 11 - Se a Inspetoria, ao efetivar a verificação que lhe é determinada no artigo anterior, concluir que as prescrições dos item I a IV do mesmo artigo:
I — foram suficientemente atendidas, aporá carimbos de "documento visado" em todas as vias da portaria de concessão e plano de aplicação em anexo, como também manifestará no campo apropriado da nota de empenho e ordem de pagamento, ou notas de empenho e ordens de pagamento, observando os casos em que a legalidade do adiantamento tiver que ser decidida por autoridade superior (art. 13);
II — não foram suficientemente atendidas, indicará por escrito, no processo, as providências indispensáveis ao saneamento das omissões ou irregularidades, a serem cumpridas no órgão ordenador do suprimento.
Parágrafo Único — Nas hipóteses do inciso I, deste artigo, bem como nas do artigo 13, a Inspetoria encaminhará o processo ao Tribunal de Contas do Estado, através de formulário ou formulários próprios, para certificar-se junto à Divisão dos Cartórios de Contas sobre a viabilidade da concessão do adiantamento ao servidor (Anexo II) e, se enquadrado na excepcionalidade do art. 13, encaminhar formulário (Anexo III), aguardardando manifestação do Conselheiro designado para apreciar o processo, através de despacho singular.
Art. 12 — Poderão ter seus documentos visados favoravelmente pelas Inspetorias, independentemente da autorização prevista no art. 13, os adiantamentos que se destinarem a pagar despesas:
I — miúdas, de qualquer natureza:
a — o valor global do adiantamento não poderá ultrapassar os limites de 5% ( cinco por cento) estabelecidos nas alíneas "a", dos incisos I e II, do art. 23 da Lei Federal 8.666/93 e alterações, conforme art. 60, paragrafo único da referida Lei;
b — o valor de cada de despesa não poderá ultrapassar o percentual de 0,25% nas alíneas "a", dos incisos I e II mencionados, no caso de compras, serviços e serviços de engenharia, ressalvando que fica vedado o fracionamento de despesa ou do documento comprobatório, para adequação a este valor.
Paragrafo único — Estes valores serão corrigidos automaticamente na forma do art. 120 da mencionada Lei.
II — de pronto pagamento, as que corram à conta de créditos extraordinários ou que digam respeito a projetos ou atividades relativos a calamidade pública, comoção civil, grave perturbação da ordem ou, em caso de guerra, após a decretação do respectivo estado;
III — de caráter secreto e ou reservado, com diligências policiais, sindicâncias administrativas e fiscais, e de despesas de excepcionais, que recomendem o sigilo ou que demandem urgência, para o Palácio do Governo, assim discriminadas:
a) despesas excepcionais, inadiáveis e urgentes, que recomendem sigilo;
b) com diligências, policiais ou não, que, a juízo da autoridade ordenadora, devam ser mantidas em sigilo;
c) com missões secretas, do interesse da segurança pública ou da ordem política e social;
d) com a coleta e o processamento de informações sigilosas;
e) as viagens do Governador, incluindo aquisição de passagens, pagamentos de hospedagens e alimentação e as despesas com transportes urbanos, podendo ser incluídos os gastos com a viagem de toda a comitiva governamental, desde que nominalmente relacionados os respectivos componentes, em ato do Secretário Chefe do Gabinete Civil da Governadoria;
f) missões especiais de fiscalização e auditoria de caráter secreto e reservado.
IV — com aquisição de livros, revistas, publicações e peças ou objetos de arte ou históricos;
V — decorrentes de viagens ou que tenham que ser efetuadas em lugar distante de qualquer estação pagadora, ou no exterior, de autoridades ou servidores, consistentes em gastos com transporte, aquisição de combustíveis e lubrificantes para os veículos em uso, reparos em viaturas e outros dispêndios, inadiáveis e urgentes, bem como outros gastos que, não vinculados às diárias (alimentação e hospedagem), e ajudas de custo, devem ser realizados, impreterivelmente, em consequência da viagem;
IV — com aquisição de livros, revistas, publicações e peças ou objetos de arte ou históricos;
V — decorrentes de viagens ou que tenham que ser efetuadas em lugar distante de qualquer estação pagadora, ou no exterior, de autoridades ou servidores, consistentes em gastos com transporte, aquisição de combustíveis e lubrificantes para os veículos em uso, reparos em viaturas e outros dispêndios, inadiáveis e urgentes, bem como outros gastos que, não vinculados às diárias (alimentação e hospedagem), e ajudas de custo, devem ser realizados, impreterivelmente, em consequência da viagem;
VI — de salário de presos, internos e educandos, quando convenha realizar-se no local, mesmo na proximidade de estação pagadora;
VII — com reparos, adaptação e recuperação de bens móveis ou imóveis, com a ressalva de que nunca poderão ultrapassar o limite dispensável de licitação, vedado o fracionamento, em quaisquer circunstâncias;
VIII — com aquisição de materiais, ou animais, em leilão público;
IX — urgentes, ou de manutenção de unidades administrativas fora da sede, sempre em caráter excepcional, que não comportem delonga quanto ao pagamento, sob pena de causar prejuízo ao erário ou perturbar o atendimento de serviços públicos. No caso de unidades administrativas fora da sede entende-se como excepcional, em especial, o pagamento de diárias aos servidores ali lotados e que, por força de seus cargos ou funções, devem se locomover a outros municípios jurisdicionados;
X — com inscrição em cursos, congressos e outros eventos de mesma natureza, em que o prévio pagamento seja condição para a sua aceitação;
XI — com serviços sazonais, nos casos em que o pagamento através da rede bancária não for indicado;
XII — no caso específico da Secretaria da Educação, com unidades escolares, sempre em nome do Diretor ou Secretário Administrativo e na ausência destes, a Secretário Escolar ou Coordenador Pedagógico, para o atendimento das necessidades imediatas, peculiares ou subsidiárias ao desenvolvimento das atividades de ensino-aprendizagem, tais como reparos e manutenção da rede física, apoio às atividades didático-pedagógicas, culturais, estudantis, esportivas e realização de treinamento em serviço, encontros pedagógicos e outros, quando verificada a impossibilidade de se proceder pelo meio normal de pagamento.
§1° - As solicitações de adiantamento, com fundamento nos itens "II", "IX" e "XI", deste artigo, deverão estar acompanhadas de circunstanciada justificativa do ordenador da despesa, sobre a oportunidade e conveniência da concessão e fixação do valor, com base na finalidade expressa na requisição do adiantamento.
§2° - Caso as entenda inconsistentes, deverá o Inspetor encaminhar o processo ao Tribunal, nos moldes do art. 13.
§3° - Nos casos dos adiantamentos previsto no item VII, para reparos e manutenção da rede física de bens imóveis, deverá também o processo ser objeto de apreciação prévia da Auditoria Técnica de Engenharia-ATE, após manifestação da Diretoria Técnica de Engenharia-DITE, setores técnicos deste Tribunal, situação em que o Inspetor encaminhará o processo ao Tribunal;
Art. 13 — Fica sujeita à decisão de um Conselheiro, mediante distribuição do feito, a liberação pelas Inspetorias Fiscais, de qualquer adiantamento que não se enquadre rigorosamente nas hipóteses do art. 12 e seu § 2°.
§1° - A decisão prevista neste artigo deverá ser proferida no máximo em 48 (quarenta e oito) horas, contadas da data do recebimento do processo pelo Conselheiro;
§2° - Se o Conselheiro entender que o adiantamento:
a) pode ser liberado, passará nesse sentido autorização à Inspetoria Fiscal competente;
b) não pode ser liberado, consignará por escrito no processo o seu entendimento contrário à liberação, o qual terá caráter proibitivo, cabendo recurso por parte do ordenador da despesa à Câmara de que for membro o Conselheiro Relator.
Art. 14 — Não se concederá adiantamento para pagar despesas:
I — subordináveis ao processo normal de desembolso, assim entendidas as que possam ser pagas diretamente aos credores através de cheques bancários emitidos em nome destes ou de ordens nominais a tesourarias ou pagadorias, depois de apurados regular e exaustivamente os créditos respectivos;
II — que tenham de ser precedidas de licitação, salvo quando esta última for legalmente dispensável, e tiver contado com efetiva dispensa, conforme art. 26 da Lei n° 8.666/93, e formalizada e acolhida na conformidade do que dispõe o Regimento Interno do Tribunal de Contas, Resolução n° 2.631, de 05/06/96, art. 82;
III — nos casos previstos no art. 5°, o recebedor do adiantamento não poderá:
a) aplicar o numerário no pagamento de despesas não enquadráveis na previsão da autoridade ordenadora;
b) pagar-se a si próprio;
c) desembolsar recursos do suprimento para quaisquer pagamentos a terceiros, ressalvada a permissão prevista no art. 19;
d) os recursos do suprimento podem deixar de estar depositados em banco quando, a juízo da autoridade ordenadora, devam ficar em espécie à disposição do responsável para prontos pagamentos.
§1° - Quando se tratar de pagamentos a se cumprirem fora de localidade em que funcione agente financeiro, tesouraria ou pagadoria do órgão ordenador de despesa, insusceptíveis de efetivar-se pelo regime excepcional de adiantamento e, quando verificada a legitimidade dos créditos e a identidade dos credores, em nome destes últimos poderão ser comprados cheques bancários confiáveis a servidor, a quem se responsabilizará pela fiel entrega desses documentos a seus destinatários.
§2° - Sob pena de responsabilidade, os recebedores de adiantamentos não poderão aplicar os recursos de tais suprimentos a pagamento de despesas sujeitas a licitação. Se esta for dispensável, a proibição vigorará até a acolhida da dispensa, segundo disciplina a Resolução n° 2.631, de 05/06/96, Regimento Interno do Tribunal de Contas, art. 82.
Seção III
Da guarda e aplicação dos adiantamentos
Art. 15 — Após contabilizada a Ordem de Pagamento e quando não for possível o crédito imediato na conta bancária de movimentação expressamente definida na portaria, conforme oficio expedido tempestivamente pelo ordenador de despesa (Anexo IV), o tomador deverá, em 48 horas, depositar todo o adiantamento em banco oficial, em conta destinada exclusivamente à guarda e movimentação de numerários adiantados.
Parágrafo Único — Na mesma conta bancária deverão ser creditados e movimentados os adiantamentos subsequentes.
Art. 16 — Na conta bancária de que trata o artigo anterior nunca poderão ser feitos saques que não se destinarem ao pagamento de despesas públicas rigorosamente enquadradas nos fins do adiantamento, e previstos no plano de aplicação estabelecido pelo ordenador de despesa.
Art. 17 — Os saques bancários deverão ser feitos mediante cheques nominais, em favor de quem tenha crédito a receber por regime de adiantamento, ressalvado apenas o disposto nos §§ 2° e 3° deste artigo.
§1° - O número e a data de cada cheque, com indicação do banco sacado, deverão constar dos documentos probatórios dos pagamentos de despesas efetivadas em recursos do adiantamento.
§2° - Quando os pagamentos não puderem efetivar-se em cheques diretos aos credores, ao responsável será permitido sacar, na conta bancária, em nome próprio, quantias destinadas a entregas em espécie a terceiros, anotando o fato no livro de registro de movimento previsto no art. 20;
§3° - Se, da aplicação do adiantamento, resultar saldo, o responsável deverá restituí-lo, mediante cheque, até o terceiro dia útil imediato ao término do prazo para aplicação, à conta bancária da unidade concessora de onde proveio o suprimento, diretamente ou através de agência bancária autorizada, do saldo do adiantamento não utilizado, sob pena de multa legal prevista, a ser estabelecida pelo Conselheiro Relator, conforme Resolução normativa específica, com amparo nos arts. 55, §§ 1° e 2° e 56 da Lei Orgânica do Tribunal, Lei n° 12.785, de 21/11/95.
Art. 18 — Para cada pagamento efetuado, com base na legislação específica, o responsável deve exigir o documento hábil, sempre no original e emitido em nome da Secretaria ou órgão/unidade gestora, contendo a data de sua emissão, de forma legível e sem rasuras, emendas ou borrões, obedecendo o seguinte:
I — em folhas coletivas quando se tratar de despesas de pessoal pagáveis a mais de um credor, onde deverá indicar o nome completo, endereço, CPF e RG, nome do órgão ou entidade pagadora, valor e datas, do serviço e do pagamento;
II — na aquisição de material de consumo, Nota Fiscal, Nota Fiscal de Venda ao Consumidor ou Cupom Fiscal, sendo que estas duas últimas devem estar acompanhadas da discriminação do material adquirido, e com a devida liquidação;
III — na prestação de serviço de transporte: Nota Fiscal de Serviço de Transporte, Conhecimento de Transporte de Carga, Bilhete de Passagem e/ou Documento de Excesso de Bagagem, contendo sempre a discriminação dos serviços prestados, com a devida liquidação;
IV — na prestação de serviços por pessoa física: Recibo, contendo nome completo, endereço, CPF e RG, nome do órgão ou entidade pagadora, valor e datas, do serviço e do pagamento;
V — na prestação de serviços por pessoa jurídica: Nota Fiscal de Prestação de Serviços e/ou fornecimento de mercadorias, quando couber, ou Cupom Fiscal, contendo efetivamente a discriminação dos serviços e do material fornecido, com a devida liquidação;
VI — o desconto ou abatimento do preço deve ser demonstrado no respectivo documento, que deve indicar expressamente o valor líquido do pagamento efetuado.
§1° - Nos documentos comprobatórios de despesas realizadas deve ser aposto o atestado de que "o material foi recebido" e/ou "o serviço prestado", datado e firmado por outro servidor competente.
§2° - Os materiais de consumo e permanentes, adquiridos mediante adiantamento específico para tais finalidades, serão registrados automaticamente no controle do Almoxarifado, observando que, para efeito de controle patrimonial, na forma das normas específicas em vigor, o setor de controle de material deverá ser informado sobre tais aquisições.
§3° - Devem ser recolhidas pelo responsável, com recursos do próprio adiantamento, as retenções relativas ao Imposto de Renda na Fonte-IR, Imposto sobre Serviços-ISS e contribuições previdenciárias ao Instituto Nacional da Seguridade Social-INSS, decorrentes da aplicação do adiantamento, inclusive as receitas ou importâncias arrecadadas, na forma e prazo estabelecidos pelas legislações específicas vigentes, respeitado o limite do período de aplicação ou do exercício financeiro.
a) contribuição previdenciária patronal, incidente sobre a remuneração paga ao trabalhador autônomo que lhe preste serviço, deverá ser recolhida com recursos do próprio adiantamento.
VII — Deverão ser minuciosamente preenchidos Mapas Demonstrativos de Despesas (Anexos V a XIII), conforme os gastos efetivados, e no casos específicos de despesas com combustíveis/lubrificantes e lavagem de veículos, anexar requisições devidamente assinadas pelo responsável pelo adiantamento, evidenciando, em especial, para cada caso abaixo relacionado:
a) quanto às diárias — nome do servidor beneficiário, quantidade de diárias com o seu correspondente período, valor unitário e total, indicação do roteiro e finalidade da viagem ou do deslocamento (Anexo V);
b) quanto a combustíveis e lubrificantes — identificação do veículo (marca, modelo, placa, etc.), data, quantidade, especificação do material de consumo (gasolina, álcool, diesel, óleo lubrificante, graxa, aditivos, etc.), quilometragem no ato de cada abastecimento (Anexo VI);
c) quanto a gêneros alimentícios — indicação de cada tipo de gênero alimentício, a sua medida, preço unitário e total (Anexo VII);
d) quanto à alimentação preparada — minucioso relatório onde fique indicado o nome das pessoas/servidores que tomaram refeições, com o tipo e valor unitário e total das mesmas, indicando ainda o local do estabelecimento fornecedor, e o objetivo da despesa (Anexo VIII);
e) quanto a outros materiais de consumo — justificativa quanto aos objetos das despesas, devendo os mesmos dizer respeito estritamente à necessidade do órgão ou de manutenção de unidade operacional deste (Anexo IX);
f) quanto à remuneração de serviços pessoais — informações minuciosas sobre a destinação dos serviços, que deverão ser exclusivamente para viabilização das atividades fins do órgão e/ou à manutenção de unidade operacional, com sua necessidade justificada pelo tomador do adiantamento (Anexo X);
g) quanto às tarifas telefônicas — especificação das chamadas interurbanas, acompanhadas de minucioso relatório com a assinatura do responsável/titular do órgão ou de unidade operacional deste onde, excluídos os endereçados ao órgão central e suas outras unidades, estejam discriminados as chamadas, os locais, as datas e os objetivos, devidamente justificados (Anexo XI);
h) quanto a serviços de manutenção de veículos — relatório minucioso do custo total de manutenção de cada veículo no período coberto pelo adiantamento (Anexo XII);
i) quanto a outros serviços e encargos — justificação de sua necessidade para o alcance da atividade fim do órgão ou de unidade operacional deste (Anexo XIII).
Art. 19 — No caso da excepcionalidade do art. 5°, deverá ser observado:
I — os pagamentos a terceiros provam-se regularmente com documentos escritos, de que constem:
a) o nome do órgão administrativo a quem couber pagar a despesa, com designação da natureza, espécie e valor desta;
b) pague-se ou visto da autoridade ordenadora, a ser aposto antes ou excepcionalmente depois do desembolso;
c) o recibo de credores;
II — quando o responsável não puder munir-se de documentos firmados pelos credores, admitir-se-á que ele, em expediente à autoridade ordenadora, justifique a impossibilidade de obtenção da prova convencional do desembolso, a ser suprida pela forma abaixo prevista:
a) com o seu pedido o responsável discrimina, rigorosamente, por sua natureza, espécie e valor e se possível pelos recebedores, os pagamentos não documentados pelo credores, e pleiteará que a autoridade ordenadora venha a considerar bem efetivados os desembolsos;
b) a autoridade ordenadora fará verificar a veracidade ideológica das afirmações contidas no expediente do responsável e, se convencida de que os desembolsos não documentados foram legítimos e realizados segundo os objetivos do adiantamento, permitirá, por escrito, que o mesmo responsável inclua entre os desembolsos regulares dos recursos do suprimento os empregos não documentados.
Seção IV
Da escrituração das aplicações
Art. 20 — No mesmo dia do recebimento da primeira importância que lhe vier a ser entregue sob o regime de adiantamento, deverá o servidor indicado como responsável pela guarda e movimentação munir-se de um livro especial de registro do recebimento e emprego do suprimento.
§1° - O livro, depois de submetido à autenticação de um Inspetor do Tribunal, ficará sob a guarda pessoal do servidor, e será por este sistematicamente escriturado no mesmo dia da ocorrência de cada ingresso ou saída de numerário.
§2° - Poderá o livro de registro de movimentos dos adiantamentos feitos a servidor vir a ser substituído por folhas soltas, rubricadas e entregues ao responsável pelo Inspetor do Tribunal segundo as necessidades normais da escrituração.
§3° - O livro em folhas soltas admitido no parágrafo anterior será escriturado à máquina ou por computador, devendo ser entregue ao Inspetor do Tribunal uma cópia, ao encerrar-se a escrituração comportável em cada página.
Art. 21 — No livro de que trata o artigo anterior serão registrados, sem emendas, rasuras ou retificações não ressalvadas no próprio ato da escrituração, e de forma a permitir fácil, imediata e induvidosa conferência (Anexo XIV):
I — os valores dos adiantamentos que forem sendo recebidos pelo responsável;
II — os depósitos bancários dos suprimentos;
III — os saques na conta bancária, destinados ao pagamento em cheques nominais credores;
IV — os saques bancários para retiradas que se destinarem a pagamento a terceiros (art. 18, § 2°);
V — os cheques emitidos em recolhimento dos saldos resultantes da não aplicação de cada adiantamento, devendo-se observar, quanto aos §§ 1° e 2° deste item, que o recolhimento se dará através de Guia de Receita.
§1° - os tomadores de adiantamentos somente poderão efetuar gastos até o limite expresso na ordem de pagamento, ainda que a importância, depositada em conta remunerada ou aplicada no mercado aberto, venha a produzir rendimentos.
§2° - os rendimentos mencionados no artigo anterior deverão ser recolhidos como "Receita Patrimonial" pelas autarquias e fundações e, ao "Tesouro Estadual", quando se tratar de órgão da administração direta.
Art. 22 — A todo tempo será lícito ao Inspetor do Tribunal de Contas do Estado examinar os livros de movimento de adiantamentos que estiverem em poder, sob a guarda e sob a escrituração de responsáveis, inclusive podendo solicitar a apresentação de comprovantes de qualquer natureza, devendo a inspeção efetivar-se com a recomendável assiduidade, e pelo menos até o dia da expiração do prazo de aplicação de cada suprimento feito, estendendo tais atribuições, evidentemente, aos trabalhos desenvolvidos pelas Inspetorias Regionais do Tribunal de Contas.
Parágrafo Único — Se, na verificação, o Inspetor constatar omissão de depósito ou saque indevido, o responsável deverá restituir a conta bancária ao seu estado regular dentro de 24 horas, sob pena de ser considerado inidôneo para a movimentação do saldo e o recebimento de novos adiantamentos e de ficar sujeito ainda ao recolhimento do alcance com multa e os juros cabíveis. Qualquer situação de irregularidade, deve o Inspetor comunicá-la imediatamente ao ordenador de despesa.
CAPÍTULO II
Das contas de aplicação
Seção I
Da prestação de contas
Art. 23 — A contar do dia imediato ao da expiração do prazo para aplicação do suprimento, marcado em conformidade com as disposições combinadas no item V e § 2° do art. 3, o responsável pelo adiantamento deverá protocolar a prestação de contas no Órgão/Entidade, a fim de que o ordenador de despesa apresente manifestação quanto à veracidade e legalidade das despesas que se pagarem com os recursos do adiantamento, sob pena de, ainda na hipótese da comprovação de regularidade das despesas, incorrer em multa, conforme estipulada pelo Tribunal de Contas, com base na Lei Orgânica. Estas mesmas disposições se aplicam ao ordenador da despesa que, conforme art. 47 do Regimento Interno do Tribunal de Contas, Resolução n° 2.631, de 05/06/96, para encaminhá-las ao Tribunal, com a apresentação do competente parecer.
Parágrafo Único — Ao ordenador de despesa, quando impugnada a comprovação, de forma parcial ou total, caberá adotar as providências administrativas para apuração e responsabilidades e imposições das penalidades cabíveis, inclusive da tomada de contas para julgamento do Tribunal de Contas, não deixando, entretanto, de encaminhar o processo de prestação de contas do adiantamento, com seu parecer, para as providências necessárias.
Art. 24 — Compõem obrigatoriamente a documentação de prestação de contas:
I — um exemplar da portaria autorizativa do adiantamento (art. 3°), firmada pelo ordenador e visada pelo Inspetor do Tribunal, acompanhada do minucioso plano de aplicação (art. 3°) — Anexo I, salvo as exceções contidas nos artigos 4° e 5° desta resolução;
II — exemplar ou exemplares da nota ou notas de empenho de que decorreu o adiantamento, e outro da ordem de pagamento cumprida para o suprimento, ambos os papéis com a manifestação prevista no item I do art. 9°;
III — os documentos, em originais e em primeiras vias, sem qualquer emendas ou rasuras, que comprovem os pagamentos efetivados com recursos do adiantamento, formalizados em conformidade com as indicações do art. 19, podendo conter ainda o visto do Inspetor do Tribunal e o da própria autoridade ordenadora do suprimento, se ela tiver entendido conveniente subordinar as provas das aplicações à sua pessoal inspeção, observada a excepcionalidade contida no art. 20;
IV — uma fotocópia ou reprodução autenticada da folha do livro de que trata o art. 21 que tiver recebido escrituração de ingressos ou saídas de recursos do adiantamento, ficando qualquer dos citados documentos sujeitos à conferência e à autenticação do Inspetor do Tribunal (Anexo XIV);
V — relação dos cheques emitidos, indicando a data, número, credor e valor de cada um, referentes ao adiantamento (Anexo XV);
VI — o extrato bancário, abrangente de todas as operações de ingresso e saída de numerário referente à entrega ou à aplicação do adiantamento e à restituição do saldo à entidade ordenadora. Em função do período para prestação de contas, quando necessária, deverá ser juntada a respectiva conciliação bancária (Anexo XVI);
VII — a conta dos débitos e créditos do responsável, decorrentes do suprimento por ele recebido e das aplicações por ele efetivadas (Anexo XVII);
VIII — mapas demonstrativos de despesas, minuciosamente preenchidos, conforme Anexos V a XIII, contendo, se o caso, as competentes requisições, conforme § 4° do art. 19, dispensáveis nos casos expressamente enquadrados no item III do art. 12; IX — parecer do ordenador da despesa, conforme item IV do art. 3°.
§1° — Os documentos instrutivos das contas deverão ser protocolados no Órgão/Entidade concedente, recebendo numeração, obrigatoriamente na ordem especificada neste artigo,
§2° - Imediatamente o processo deve ser encaminhado ao setor de controle interno competente de cada Órgão/Entidade, e providenciado o parecer sobre a legalidade, legitimidade e veracidade das contas prestadas, pelo ordenador de despesa.
§3° - Nos casos específicos de despesas de caráter secreto e/ou reservado, a documentação comprobatória será composta de:
a) um exemplar da portaria de autorização do suprimento e da nota de empenho e da ordem de pagamento;
b) conta de débito e crédito elaborada pelo responsável, inscrevendo o valor do suprimento e cada desembolso efetuado com recurso deste, inclusive sem documentos firmados pelos recebedores;
c) documentos probatórios dos desembolsos, firmados pelos credores quando possível sua obtenção, ou autenticados com o autorizo ou o pague-se da autoridade ordenadora do adiantamento;
d) às demais exigências contidas para prestação de contas nesta Resolução se aplicam aos adiantamentos de caráter secreto e/ou reservado, exceto o disposto neste parágrafo e no item VII do art. 19.
IV — Ao Procurador Geral de Contas e ao Conselheiro Relator da prestação de contas será lícito convocar o responsável pelo adiantamento, para a pessoal prestação de esclarecimentos a propósito dos pagamentos sem recibos dos credores, ou das despesas pagas com a cota de sigilosas, podendo as informações ser verbais se o interesse do segredo contraindicar a sua redução por escrito, podendo determinar verificação in loco dos correspondentes documentos comprobatórios, feita também em sigilo, conforme art. 165 da Resolução n° 2.631, de 05/06/96, Regimento Interno do Tribunal de Contas;
V — Os processos de comprovação tramitarão em segredo administrativo no Tribunal, ficando rigorosamente proibida a revelação de quaisquer fatos neles documentados.
Art. 25 — Recebendo a prestação de contas, o Inspetor providenciará a remessa da comprovação ao Tribunal, via protocolo, depois de constatar se foram atendidas as prescrições do art. 25 e seus parágrafos, indicando também a data da entrada do processo na Inspetoria (Anexo XVIII), para as competentes anotações da Divisão dos Cartórios de Contas, anexando, quando o caso, a manifestação preliminar do ordenador de despesa, a certidão passada pela Divisão dos Cartórios de Contas quanto à situação regular do servidor para receber o adiantamento e, ainda, manifestação do Conselheiro Relator, ou Resolução da Câmara, autorizando a liberação do adiantamento nos casos excepcionais previstos no art. 13.
Parágrafo Único — A Divisão dos Cartórios de Contas deverá ainda apresentar documento informando sobre possíveis "reincidências" verificadas, que serão anexadas ao processo (Anexo XIX). A partir do momento em que nos próprios acórdãos estiverem discriminadas as ressalvas e irregularidades, minuciosamente, deverá ser juntado ao processo este documento, ficando dispensada a juntada do documento previsto anteriormente.
Seção II
Do exame das contas
Art. 26 — Protocoladas as contas no Tribunal, irão elas primeiramente à Divisão dos Cartórios de Contas para as devidas anotações e providências e, posteriormente, à Divisão de Verificação Processual para análise, devendo esta:
I — conferir se, efetivamente, constam do processo todos os documentos exigidos no art. 25;
II — apurar se coincidem os valores do adiantamento, expressos na portaria autorizativa, com os da nota ou das notas de empenho e da ordem ou ordens de pagamento cumpridas;
III— examinar, quanto aos pagamentos provados como sido feitos com aplicação de recursos do adiantamento:
a) se a comprovação foi feita através de recibos regulares, passados em instrumentos próprios pelos legítimos credores, pela forma e segundo as regras do art. 19, inclusive quanto às obrigações patronais e previdenciárias;
b) se as despesas pagas se enquadram rigorosamente tanto na destinação da verba ou crédito pelo qual se empenhou previamente o suprimento, quanto no plano de aplicação estabelecido na portaria prevista no art. 3°, ressalvada a excepcionalidade do art. 5°;
c) apresenta manifestação quanto a qualquer indício de ilegalidade, ou qualquer fato que por acaso venha a macular a prestação de contas;
IV — totalizar os documentos probatórios dos pagamentos legalmente efetivados e competentemente formalizados, para constatar se o seu montante confere com o declarado com o total das aplicações, na conta de que trata o item VII do art. 25;
V — verificar, à vista tanto do extrato previsto no item V do art. 25, quanto da relação dos cheques emitidos exigida no item V, e também do extrato bancário definido no item VI, se todos os ingressos e saídas, na conta de adiantamento, se comportaram efetivamente segundo o registrado na comprovação apresentada pelo responsável;
VI — nos casos de adiantamentos, previstos no item VII, do art. 12, para reparos, adaptações, deverá o processo, antes de que seja concluída sua análise pela Divisão de Verificação Processual, ser objeto de apreciação prévia dos setores técnicos de engenharia do Tribunal, pela ordem, Diretoria Técnica de Engenharia-DITE, e Auditoria Técnica de Engenharia-ATE, para que emitam pareceres sobre os trabalhos realizados, tanto no aspecto fisico-financeiro, como também referente à documentação técnica;
VI — acusar, com toda a clareza e adequação, todas as omissões e transgressões constatadas nos itens anteriores;
VII — juntar à prestação de contas, a qualquer tempo, por determinação da Coordenação de Fiscalização Estadual-CFE, os relatórios sobre acompanhamento de prestação de contas de adiantamento, realizados pela Inspetorias Regionais;
VIII — concluir se as contas prestadas, de conformidade com o que dispõe o art. 15 da Lei n° 12.785, de 21/12/95 - Lei Orgânica do Tribunal, estão regulares, regulares com ressalvas ou irregulares.
§1° - As conclusões da verificação a cargo da Divisão de Verificação Processual serão exaradas em impresso próprio, através de Informações.
§2° - Se a Divisão indicar a necessidade do saneamento de omissões, falhas ou enganos facilmente explicáveis ou quaisquer outros indícios de ilegalidades, as diligências serão pedidas, através de Despacho da Divisão de Verificação Processual, à Divisão dos Cartórios de Contas, voltando o processo após atendidas as diligências à DVP, para pronunciamento depois das medidas saneadoras. Caso o tomador não se pronuncie, em função de não comprovação do recebimento da intimação, a Divisão dos Cartórios de Contas deverá solicitar, inicialmente, junto à Divisão de Cadastro e Controle de Pessoal do Estado-DCCPE, se há alguma divergência quanto ao endereço residencial do tomador e, caso se confirme, deve providenciar nova correspondência no sentido de sanar a falha. Nos demais casos, encaminhará o processo à deliberação do Conselheiro Relator, informando as razões do não atendimento da diligência, para que aquela autoridade delibere sobre o assunto.
Seção III
Da representação do Ministério Público e da citação dos responsáveis
Art. 27 — Concluída a verificação a cargo da Diretoria de Verificação Processual, o processo das contas será encaminhado à Procuradoria Geral de Contas, a fim de que este órgão do Ministério Público requeira ao Tribunal a decisão que entender legítima.
§1° - Deverá ser fundamentada a promoção do Ministério Público, quando indicativa de diligências saneadoras do processo, ou quando contiver pedido de julgamento do responsável em alcance.
§2° - A representação da Procuradoria Geral de Contas, no caso de alcance, deverá ser presente em três vias, de sorte que:
a) a primeira passe a fazer parte do processo de contas;
b) a segunda e a terceira se destinem à citação do responsável.
§3° - O responsável será ordinariamente citado através de oficio da Secretaria Geral, entregue pessoalmente ao citando, com uma das vias da representação de que trata o § 2°, colhendo-se na outra o recibo do servidor, de modo que assim se prove a citação com a subsequente anexação de tal contra-fé nos autos das contas. Se o citando não residir nesta Capital, deverá ser citado pelos serviços postais, através de AR.
§4° - Se o responsável não puder ser localizado, ou não for encontrado através da citação via AR, a citação será feita pela Secretaria Geral, em edital publicado no jornal oficial do Estado.
§5° - A citação, pessoal ou por edital, será feita com o prazo de 15 dias úteis, dentro destes devendo o responsável apresentar ao Tribunal a sua defesa, com alegações e documentos, ou a prova de recolhimento do alcance, no caso de apurado este último. Se o citado não se defender, será ele julgado à revelia.
§6° - O prazo para defesa, previsto no parágrafo anterior, poderá ser prorrogado por mais 15 dias úteis, a juízo e por despacho do Presidente do Tribunal.
§7° - Citado o responsável, com ou sem defesa por este produzida no prazo, poderá ele comparecer em qualquer fase do processo com alegações escritas, instruídas ou não de documentos, inclusive quando já instalada a sessão de julgamento das contas e enquanto não iniciado este.
Art. 28 — A interveniência do Ministério Público na oportunidade prevista no artigo anterior não prejudicará nova participação da Procuradoria Geral de Contas, por escrito ou em pronunciamentos orais, por sua iniciativa ou mediante solicitação da Presidência ou de Conselheiro do Tribunal, inclusive na sessão de julgamento das contas.
Seção IV
Do julgamento das contas
Art. 29 — O julgamento das contas de aplicação de adiantamento será precedido de exame e manifestação das Auditorias Financeiras e Orçamentárias competentes, incumbidas de:
I — fazer a revisão geral do processo, conferindo a exatidão das contas, analisando a documentação que as instruir e concluindo com a indicação, oferecida ao Conselheiro Relator, das medidas indispensáveis à legítima solução do caso e ao resguardo dos objetivos legais;
II — redigir tanto a minuta dos despachos saneadores do processo, para a aprovação e assinatura do Conselheiro Relator, quanto a do acórdão de julgamento das contas, onde deverão ser apontadas, minuciosamente, as ressalvas ou irregularidades encontradas.
Art. 30 — No julgamento das contas, a Câmara:
I — se entender regular a comprovação, deverá:
a) exonerar de responsabilidade pelo numerário e pelo emprego do suprimento efetivado não só o servidor que o tiver recebido, como também a autoridade que houver expressamente ordenado ou sancionado os pagamentos cumpridos na aplicação dos recursos adiantados (art. 3°), e os atestantes da veracidade ideológica dos documentos probatórios das despesas pagas (art. 19, §1°);
b) determinar que se dê baixa nas responsabilidades pelo adiantamento, nos registros de controle existentes no Tribunal, com emissão de certificado de quitação plena do responsável com o Erário.
II — se entender regular, com ressalva a comprovação, deverá:
a) exonerar de responsabilidade pelo numerário e pelo emprego do suprimento efetivado não só o servidor que o tiver recebido, como também a autoridade que houver expressamente ordenado ou sancionado os pagamentos cumpridos na aplicação dos recursos adiantados (art. 3°), e os atestantes da veracidade ideológica dos documentos probatórios das despesas pagas (art. 19, §1°);
b) determinar que se dê baixa nas responsabilidades pelo adiantamento, nos registros de controle existentes no Tribunal, com emissão de certificado de quitação plena do responsável com o Erário. As ressalvas apuradas, deverão ser anotadas na Divisão dos Cartórios de Contas que, em outros adiantamentos concedidos ao mesmo tomador, deverá apresentar esta informação, bem como enviar comunicação de advertência ao mesmo, para não reincidir nas mesmas falhas, sob pena de ter suas futuras contas, nestes casos, julgadas irregulares. Determinar também à Secretaria Geral que envie oficio ao ordenador da despesa juntando os documentos comprobatórios das ressalvas imputadas àquele servidor, recomendando-lhe que não venha a receber novos adiantamentos, sob pena de aplicação de multa, não somente ao tomador, como também ao ordenador da despesa, no caso de reincidência;
III — se entender irregular a comprovação, deverá:
a) declarar insubsistentes as responsabilidades das pessoas referidas na alínea "a" dos itens I e II deste artigo apenas quanto às aplicações legítimas do suprimento e ao saldo regularmente restituído;
b) considerar subsistentes as responsabilidades das pessoas aludidas na alínea "a" dos itens I e II, julgado em alcance o recebedor do adiantamento pelo saldo que porventura tiver deixado de restituir e afirmando solidariamente responsáveis, com o aplicador, pelos pagamentos ilegais, a autoridade ordenadora que os tiver sancionado ou os servidores que falsamente tenham atestado a realização das despesas pagas;
c) determinar que se dê baixa, nos registros de controle existentes no Tribunal, apenas nas responsabilidades pelas parcelas da comprovação achadas legais e regulares, e pelo saldo efetivamente recolhido;
d) adotar outras medidas que se lhe afigurem necessárias à defesa do patrimônio e do interesse públicos.
§1° - No caso do item I, transitada em julgado a decisão sobre as contas:
a) a primeira via da comprovação permanecerá no processo, restituindo-se este à origem, para anotações e final arquivamento;
b) a segunda via da comprovação destinar-se-á ao controle competente do Tribunal de Contas, no caso a Divisão dos Cartórios de Contas;
c) a terceira via da comprovação ficará à disposição do responsável, no Tribunal de Contas, na Divisão dos Cartórios de Contas, que poderá lhe ser entregue quando solicitada.
§3° - No caso do item III, transitada em julgado a decisão sobre as contas:
a) o processo, do qual continuará constando a primeira via da comprovação, permanecerá no Tribunal até que se efetive o recolhimento, aos cofres públicos, do saldo retido, do alcance apurado e de quaisquer outros valores que a decisão tiver indicado como desviados em aplicações ilegais e proibidas do suprimento recebido;
b) a segunda via da comprovação destinar-se-á ao controle competente do Tribunal de Contas, na Divisão dos Cartórios de Contas;
c) a terceira via da comprovação ficará à disposição do responsável, no Tribunal de Contas, na Divisão dos Cartórios de Contas, e poderá lhe ser entregue quando solicitada;
d) a quarta via será entregue ao responsável pelo adiantamento, para ciência dele e para que possa, se entender do seu interesse, interpor, para o Tribunal Pleno, o recurso cabível, no prazo de 30
(trinta) dias, contados da publicação da decisão, por sua conclusão apenas, no jornal oficial do Estado.
§4° - As decisões das Câmaras, nos casos dos itens II e III, e as do Tribunal Pleno, no da alínea "d" do § 2° do artigo anterior, serão obrigatórias e minuciosamente fundamentadas.
Art. 31 — Sempre que a decisão sobre as contas não concluir pela quitação do responsável, se este não cumprir o recolhimento do alcance no prazo de que trata a alínea "d" do § 2° do artigo anterior, ou se, no mesmo prazo, não interpuser o recurso ali previsto, irão os autos à Procuradoria Geral de Contas, a fim de que esta:
I — represente à autoridade competente, no sentido do desconto, na forma da lei:
a) do valor do débito, de uma só vez, na folha de pagamento que vier a ser confeccionada logo em seguida à notificação da decisão, salvo se, antes disto, o responsável tiver tomado a iniciativa do recolhimento ou optado pela forma de pagamento parcelado prevista na alínea "b";
b) do valor do débito em parcelas mensais sucessivas, em número e importância que, nos limites estabelecidos em lei, o Tribunal vier a fixar como bastantes para o pagamento do alcance, no caso acrescido este da multa prevista ao mês de atraso no recolhimento.
II — se incomportável qualquer das medidas previstas no item I, promova a execução judicial do julgado e proponha, quando for o caso, a demissão do responsável.
Seção V
Da tomada de contas
Art. 32 — Sem prejuízo dos controles a cargo das Inspetorias do Tribunal junto aos órgãos ordenadores de adiantamentos funcionará, no mesmo Tribunal, a Divisão dos Cartórios de Contas, com os encargos de:
I — registrar sistematicamente, as seguintes informações:
a) cada adiantamento efetivado, pelo nome do responsável, pelo órgão concedente, pela data e valor do suprimento, pelo número da ordem expedida para este, e pela verba ou crédito à conta do qual houver empenhado a despesa;
b) a data de vencimento do prazo para prestação das contas ao Tribunal;
c) nos adiantamentos julgados regulares com ressalva, registrar as falhas apuradas;
II — informar à Procuradoria Geral de Contas, no dia imediato ao vencimento do prazo aludido na letra "b" do item I, a não prestação das contas, instruindo a comunicação com documento que comprove o adiantamento efetivado;
III — oficiar, por atos cartorários de encaminhamento dos processos, em todos os feitos de prestação ou de tomadas de contas, cumprindo nesse sentido as diligências que lhe forem determinadas pela Presidência, os indicadas pela Procuradoria Geral de Contas e pela Divisão de Verificação Processual;
IV — consignar, nos controles de adiantamentos concedidos, os fatos da prestação e julgamento das contas, ou da tomada destas.
Art. 33 — Se, decorridos 30 dias, contados do limite máximo estabelecido pela Lei n° 7.575, de 21/11/72, de 90 dias, daqueles de expiração do prazo para a prestação das contas de adiantamentos pelos responsáveis, estas não forem apresentadas ao Tribunal, caberá à Divisão dos Cartórios de Contas, aludida no artigo anterior, comunicar a omissão à Procuradoria Geral de Contas, pela forma prevista no item II do mesmo artigo, a fim de que aquele órgão do Ministério Público requeira à Câmara a tomada das contas não prestadas.
Parágrafo Único — O processo de tomada de contas subordinar-se-á aos trâmites seguintes:
a) ordem de citação do responsável, passada em despacho do Presidente da Câmara;
b) ordem de citação do adiantamento, pela Secretaria Geral do Tribunal, a ser efetivada em conformidade com as disposições dos §§ 3° a 7° do artigo 27;
c) parecer da Procuradoria Geral de Contas sobre a defesa do responsável, ou sobre o não oferecimento dela no prazo legal;
d) julgamento das contas, a considerar o responsável em débito de toda a importância adiantada, se ele, no prazo que lhe foi assinado, não tiver feito prova de haver dado boa e regular aplicação ao suprimento.
Art. 34 — Julgadas as contas de adiantamento tomadas em conformidade com as prescrições do artigo anterior, aplicar-se-ão ao caso as normas do item III do art. 31, lançando-se o nome do servidor do rol dos responsáveis em alcance, bem como o do ordenador de despesa, ficando este último impossibilitado de ordenar quaisquer despesas.
Seção V
Dos recursos
Art. 35 — Aos recursos interponíveis das decisões em processos de prestação ou tomada de contas de adiantamentos aplicar-se-ão, no que couber, as disposições do Regimento Interno, baixado pela Resolução n° 2.631, de 05/06/96.
CAPÍTULO III
Disposições finais
Art. 36 — Consideram-se equiparados aos servidores em alcance, e assim impedidos do recebimento de novos adiantamentos, aqueles que, de posse do suprimento, o entregarem ainda que em parte apenas, a terceiros para aplicação, os que deixarem de efetivar o depósito do numerário em banco (exceto quanto a possível excepcionalidade ao item III do art. 12, no que se refere ao item VI do art. 25), e os que houverem feito saques não destinados a pagamentos de despesas legítimas, ainda que, antes da prestação, restituam os valores à conta bancária de onde provieram.
Art. 37 — Fazem parte desta Resolução os Anexos:
I — de modelo da portaria autorizativa de adiantamento (art. 3°);
II — de modelo de formulário para obter Certidão da Divisão dos Cartórios de Contas;
III — de modelo de encaminhamento pelo Inspetor, no caso de excepcionalidades que o impedirem de liberar o adiantamento diretamente;
IV — de modelo de oficio a ser encaminhado ao Banco para abertura de conta específica para movimentação de adiantamentos;
V — de modelo de Mapa Demonstrativo de Despesas com diárias;
VI — de modelo de Mapa Demonstrativo de Despesas com combustíveis e lubrificantes;
VII — de modelo de Mapa Demonstrativo de Despesas com Gêneros Alimentícios;
VIII — de modelo de Mapa Demonstrativo de Despesas com Alimentação Preparada e lanches;
IX — de modelo de Mapa Demonstrativo de Materiais de Consumo;
X — de modelo de Mapa Demonstrativo de Remuneração de Serviços Pessoais;
XI — de modelo de Mapa Demonstrativo de Ligações Interurbanas e para Celulares;
XII — de modelo de Mapa Demonstrativo de Manutenção de Veículos;
XIII — de modelo de Mapa Demonstrativo de Outros Serviços e Encargos;
XIV — de modelo de escrituração da movimentação do livro, ou folhas soltas;
XV — de modelo de relação dos cheques emitidos durante a aplicação do adiantamento;
XVI — de modelo de Conciliação Bancária;
XVII — de modelo de Demonstração Contábil da movimentação do adiantamento;
XVIII — de modelo de encaminhamento de prestação de contas de adiantamentos ao Tribunal, pela Inspetoria;
XIX — de modelo de reicidência, encaminhado pela Divisão dos Cartórios de Contas;
XX — de modelo de Declaração do Tomador do recebimento da Resolução normativa de adiantamento.
Parágrafo único — O Presidente do Tribunal poderá expedir instruções e aprovar formulários para a verificação das contas de adiantamentos pela Divisão de Verificação Processual.
Art. 38 — Designado como Tomador de um primeiro adiantamento, receberá o servidor, no ato da liberação do processo pela Inspetoria, um exemplar da presente resolução e declarará, por escrito, que a cumprirá rigorosamente quanto à guarda, aplicação e prestação de contas daqueles e de quaisquer outros suprimentos da espécie a lhe serem confiados.
Parágrafo Único — A referida Declaração será encaminhada, pela Inspetoria, à Divisão dos Cartórios de Contas para que realize o controle dos tomadores de adiantamentos que tem conhecimento das normas reguladoras da matéria. A cada alteração sofrida por esta Resolução, ou mesmo a expedição de outras normas referentes à matéria, deve ser providenciada nova declaração de recebimento das novas instruções.
Art. 39 — À restituição dos saldos não aplicados de adiantamentos seguirá a expedição de nota de alteração para repor à dotação da verba ou crédito, a quantia não empregada, o mesmo se fazendo quanto ao valor nominal dos alcances efetivamente recolhidos.
Art. 40 — A partir de seu ingresso no Tribunal, os processos de prestações de contas de adiantamentos não mais podem retornar à origem, nem ser remetidos a qualquer outro destino, enquanto não julgados, salvo se houver determinação do Conselheiro Relator.
§1° - As diligências e outras medidas saneadoras do processo deverão ser cumpridas exclusivamente pela Divisão dos Cartórios de Contas ou Secretaria Geral.
Art. 41 — Esta Resolução entra em vigor em 120 (cento e vinte) dias, contados de sua publicação no Diário Oficial do Estado, prazo este destinado à adequação dos órgãos da administração pública, à nova regulamentação, revogando-se as Resoluções n° 1.860, de 04/04/75, n° 6.822, de 31/10/75, n° 4.106, de 26/08/85, n° 3.579, de 31/08/89, n° 4.627, de 26/10/89, n° 3.843, de 17/12/91 e n° 2.984, de 09/12/92, e demais disposições em contrário, devendo também serem encaminhadas cópias da mesma a todos as Unidades Administrativas, aos setores interessados da Casa e às Inspetorias Fiscais das Despesas Públicas.
Presentes os conselheiros:
Milton Alves Ferreira (Presidente), Henrique Antônio Santillo (Relator), Frederico Jayme, Eurico Barbosa, Naphtali Alves de Souza, Carlos Leopoldo Dayrell e Luiz Murilo Pedreira e Sousa.
Representante do Ministério Público de Contas:
Gerson Bulhões Ferreira
Sessão Plenária Extraordinária Administrativa Nº/2000.
Resolução Aprovada em 23/03/2000.
Este texto não substitui o publicado no Diário Eletrônico de Contas - Ano - 163 - Número 18.339, em 04 de abril de 2000.
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO I
PORTARIA AUTORIZATIVA DE ADIANTAMENTO
E
PLANO DE APLICAÇÃO A SER ANEXADO À MESMA
PORTARIA N° 001/2000
O SECRETÁRIO DE ESTADO DO CONTROLE AMBIENTAL usando de atribuição legal e, considerando as disposições da Resolução n° 631, de 23/03/00 do Tribunal de Contas do Estado de Goiás, resolve:
I — Autorizar a entrega de adiantamento, ao servidor FULANO DE TAL, no valor de R$ 4.000,00 (quatro mil reais), matriculado no IPASGO sob o número 27.777, ocupante do cargo de Executor Administrativo, residente à Rua D. Pedro I, n° 10, Centro, Goiânia-GO, CEP 74.125-080, CPF n° 111.111.111-00, RG 101.101 — SSP/GO, conforme art. 12, I, da já citada Resolução, a fim realizar despesas miúdas de pronto pagamento;
II — O recurso, ora repassado, deverá ser previamente empenhado pela verba (elemento de despesa) — PA................;
III - O adiantamento deverá ser aplicado até 60 (sessenta) dias do efetivo crédito na conta bancária n° 22.222, da Agência 0031, do Banco do Estado de Goiás, desde que não ultrapasse o limite máximo de 48 (quarenta e oito) horas contados da contabilização da Ordem de Pagamento, conforme estabelece o art. 16 da Resolução n° 1111/00;
IV — Fica estipulado o prazo de 15 (quinze) dias, após o encerramento do prazo de aplicação do adiantamento, para que sejam protocolados neste Secretaria os documentos referentes ao presente adiantamento;
V — Após a entrega desta documentação, ouvido o Setor financeiro da Secretaria, comprometo-me a atestar a veracidade e legalidade do adiantamento, também no prazo de 15 (quinze) dias, para encaminhamento do processo à Inspetoria desta Corte para encaminhamento à apreciação do Tribunal de Contas, me reservando, no caso de alguma irregularidade, indicá-la no documento a ser exarado, me comprometendo ainda a tomar as providências administrativas cabíveis.
SECRETARIA DO CONTROLE AMBIENTAL, em Goiânia, aos 05 de janeiro de 2000.
PLANO DE APLICAÇÃO
1. Cobrir despesas miúdas de pronto pagamento, de qualquer natureza, e de acordo com os valores estabelecidos, no atendimento de despesas imediatas e urgentes, de modo a não trazer embaraços no atendimentos de situações emergenciais, e que sejam imprevisíveis..................................... R$ 4.000,00
TOTAL................................................ R$ 4.000,00
Goiânia, 05 de janeiro de 2000.
José Alves José Alves José Alves, Secretário.
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO II
DOCUMENTO DE VERIFICAÇÃO JUNTO À DIVISÃO DOS CARTÓRIOS DE CONTAS, SOBRE A SITUAÇÃO DO TOMADOR.
INSPECÃO SOBRE CONCESSÃO DE ADIANTAMENTO
PROCESSO N. :
TOMADOR :
CPF :
VALOR :
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO III
ENCAMINHAMENTO DO INSPETOR EM CASO DE EXCEPCIONALIDADE
PROCESSO N° :
INTERESSADO :
ASSUNTO : Solicitação de Concessão de Adiantamento, na importância de R$
DESPACHO N°_________/__________. Para atendimento ao que dispõe o Artigo 12 e 13, da Resolução n° _____________________, esta Inspetoria submete o presente processo de Concessão de Adiantamento à decisão do Conselheiro competente, com as observações abaixo assinaladas, s.m.j.:
1. A classificação orçamentária está correta ? ( ) sim ( ) não
2. A despesa deveria ser classificada no elemento: ________________________
3. O adiantamento está caracterizado na excepcionalidade prevista no art. 1°, da mencionada Resolução ? ( ) sim ( ) não
Fundamentação:
4. Foi apresentada justificativa expressa e circunstanciada do Ordenador da Despesa quanto à necessidade do adiantamento, conforme prevê o § 1° do art. 12, primeira situação prevista para a manifestação do Conselheiro competente ? ( ) sim ( ) não. Está às fls. __________
Fundamente porque entendeu inconsistente tal manifestação.
5. Foi apresentada a mesma justificativa expressa e circunstanciada do Ordenador de Despesa, para a necessidade do adiantamento fora da excepcionalidade prevista no art. 12 ? ( ) sim ( ) não Está às fls. _____________
6. Apresente qualquer manifestação que entender importante para a análise do processo.
Encaminhem-se os autos ao Egrégio Tribunal de Contas do Estado, para as devidas providências.
Inspetoria Fiscal do Tribunal de Contas do Estado de Goiás, junto à (ao)
Inspetor (a) Fiscal do TCE.
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO IV
ENCAMINHAMENTO DE ABERTURA DE CONTA BANCÁRIA PELO ORDENADOR DE DESPESA
Oficio n°
Goiânia,______ de_________de________.
Do (a): ______________________________________________ _____________
Unidade Gestora Código
Para: _______________________________________________ ____________
Banco Agência
Senhor Gerente,
Solicitamos a abertura de conta de Adiantamento — Depósito do Governo, de acordo com as especificações a seguir:
CNPJ DO ORGÃO/ENTIDADE:_________________________/________________
NOME DO SERVIDOR:_______________________________________________
CADASTRO:_______________________________________________________
CPF:__________________-____
CARTEIRA DE IDENTIDADE: ____________________________ ________________
Número Órgão Expedidor
TITULAR DA CONTA:
____________________________________________________________________________
Sigla do Órgão/Entidade — Nome do Servidor
ENDEREÇO COMPLETO PARA CORRESPONDÊNCIA:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Anexamos cópia dos documentos: CNPJ do Órgão/Entidade, CPF e RG do servidor.
Atenciosamente
Assinatura do Ordenador de Despesa
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO V
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE DIÁRIAS
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO VI
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE COMBUSTÍVEIS E LUBRIFICANTES
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO VII
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE GÊNEROS ALIMENTÍCIOS
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO VIII
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE ALIMENTAÇÃO PREPARADA
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO IX
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE OUTROS MATERIAIS DE CONSUMO
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO X
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE REMUNERAÇÃO DE SERVIÇOS PESSOAIS
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XI
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE TARIFAS TELEFÔNICAS
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XII
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
S – SERVIÇO P – PEÇAS
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XIII
MAPA DEMONSTRATIVO DE DESPESAS DE MANUTENOUTROS SERVIÇOS E ENCARGOS
TOMADOR DO ADIANTAMENTO:_____________________ VALOR DO ADIANTAMENTO: R$ _____________________ PROCESSO N°:____________________
CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO:___________________________
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XIV
ESCRITURAÇÃO DA CONTA DE MOVIMENTO DE ADIANTAMENTOS
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Conta bancária
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MOVIMENTO:
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RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XV
RELAÇÃO DOS CHEQUES EMITIDOS NA MOVIMENTAÇÃO DO ADIANTAMENTO
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Goiânia, 21/03/2000.
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Fulano de Tal
Tomador
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XVI
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA DA MOVIMENTAÇÃO DO ADIANTAMENTO
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Goiânia, 31/03/2000.
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Fulano de Tal
Tomador
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XVII
DEMONSTRAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO DO ADIANTAMENTO
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Goiânia, 21/03/2000.
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Fulano de Tal
Tomador
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XVIII
ENCAMINHAMENTO PELO INSPETOR DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
PROCESSO N° :
INTERESSADO :
ASSUNTO : PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ADIANTAMENTO
VALOR: R$
DESPACHO N°______________/_____________
Encaminhamos o presente processo ao Egrégio Tribunal de Contas para fins de apreciação, conforme Resolução n°_____________, e certifico já ter sido constatado por esta Inspetoria o regular cumprimento das exigências contidas na supradita Resolução, no seu art. 24.
Informo ainda, em atendimento ao art. 25, que o processo de prestação de contas foi protocolado neste Órgão / Entidade no dia_________________, e estou juntando também o documento expedido pela Divisão dos Cartórios de Contas em que considerou apto o servidor a receber o adiantamento, e também, caso tenha sido o suprimento concedido na excepcionalidade do art. 13, anexo também a manifestação do eminente Conselheiro que apreciou o adiantamento na sua fase de concessão.
Inspetoria Fiscal do TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE GOIÁS, junto
Inspetor (a) Fiscal do TCE
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XIX
INFORMAÇÃO DE REINCIDÊNCIA PELA DIVISÃO DOS CARTÓRIOS DE CONTAS
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE GOIÁS
DIVISÃO DE CARTÓRIOS DE CONTAS
Pela presente, informamos à Divisão de Verificação Processual a reincidência de tomador de adiantamento julgado quite em processos de prestação de contas, porém com ressalvas, de acordo com informação anterior desta DVP de n° 1.824, de 28/05/1998.
PRESTAÇÃO DE CONTAS ATUAL JULGADA QUITE COM RESSALVAS
Nome do Interessado:
CPF:
Órgão / Unidade:
N° Processo: 15988830 N° do Acordão: 1717 Data: 07/07/1998
Valor da Prestação: 3.150,00
______________________
DIRETOR
RESOLUÇÃO N° 631
ANEXO XX
DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO DAS NORMAS DE ADIANTAMENTO
DECLARAÇÃO
Declaro haver recebido nesta data um exemplar da Resolução n°......................., do Egrégio Tribunal de Contas do Estado de Goiás, sobre adiantamentos e a comprovação do emprego destes, obrigando-me a, sempre que me vierem a ser entregues suprimentos daquela natureza, guardá-los e aplicá-los em rigorosa conformidade com a disciplina estabelecida naquele ato, e a prestar as contas da aplicação segundo as normas da mesma Resolução.
Goiânia,.................
_______________________
Assinatura do Servidor Nome
CPF
ÓRGÃO/ENTIDADE
OBS: O original desta Declaração, deverá ser recebido pelo Inspetor e, posteriormente, após providenciar cópia da mesma para os arquivos da Inspetoria, ser remetidos para a Divisão de Verificação Processual para anotações e controle.
Presentes os conselheiros:
Milton Alves Ferreira (Presidente), Henrique Antônio Santillo (Relator), Frederico Jayme, Eurico Barbosa, Naphtali Alves de Souza, Carlos Leopoldo Dayrell e Luiz Murilo Pedreira e Sousa.
Representante do Ministério Público de Contas:
Gerson Bulhões Ferreira
Sessão Plenária Extraordinária Administrativa Nº/2000.
Resolução Aprovada em 23/03/2000.
Este texto não substitui o publicado no - Diário Eletrônico de Contas - Ano - 163- Número 18.339 em 04 de abril de 2000.